Сіверська міська рада

Меню

Меню

РЕГЛАМЕНТ

РЕГЛАМЕНТ

роботи виконавчого комітету та виконавчих

органів Сіверської міської ради

 

  1. Загальні засади

1.1. Регламент роботи виконавчого комітету та виконавчих органів  Сіверської міської ради (далі – Регламент) визначає організаційно-процедурні питання діяльності виконавчого комітету Сіверської міської ради (далі – виконкому), управлінь, відділів та інших виконавчих органів Сіверської міської ради (далі – виконавчих органів міської ради).

1.2. Регламент є нормативно – правовим актом, розробленим на основі чинного законодавства України, який визначає механізм організації взаємодії виконкому, виконавчих органів міської ради щодо реалізації положень Конституції України, Законів України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», інших нормативно-правових актів, механізм здійснення організаційного, матеріально-технічного забезпечення виконавчих органів міської ради, встановлює їх внутрішній розпорядок роботи.

1.3. Затвердження Регламенту, внесення змін до нього здійснюється за рішенням виконкому міської ради.

1.4. Виконком та виконавчі органи міської ради вчиняють свою діяльність відповідно до Політики і цілей у сфері якості у виконавчих органах міської ради, стандарту ДСТУ ISO 9001:2009.

1.5. Дотримання положень Регламенту є обов’язковим для всіх виконавчих органів міської ради та їх посадових осіб. Систематичне невиконання вимог цього Регламенту без поважних причин є підставою для застосування до посадової особи заходів дисциплінарного впливу відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування», Кодексу законів про працю України та інших нормативно-правових актів.

 

  1. Виконавчий комітет та виконавчі органи Сіверської міської ради

2.1. Виконавчий комітет Сіверської міської ради (далі – виконком) є виконавчим органом Сіверської міської ради (далі – міська рада), який відповідно до статті 140 Конституції України та статті 2 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» утворюється міською радою на строк її повноважень для здійснення в межах, визначених Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» виконавчих функцій і повноважень місцевого самоврядування на території Сіверської міської ради з метою реалізації волі та в інтересах територіальної громади. Виконком утворюється міською радою на строк її повноважень. Після закінчення повноважень міської ради, міського голови, виконком міської ради здійснює свої повноваження до сформування нового складу виконкому.

2.2. Кількісний склад виконавчого комітету визначається міською радою. Персональний склад виконавчого комітету міської ради затверджується радою за пропозицією міського голови. Виконавчий комітет утворюється у складі міського голови, першого заступника міського голови (далі – перший заступник), заступника (заступників) міського голови з питань діяльності виконавчих органів ради (далі – заступник), керуючого справами виконавчого комітету, а також керівників відділів, управлінь та інших виконавчих органів ради, інших осіб. До складу виконкому входить також за посадою секретар міської ради, староста (старости). Очолює виконавчий комітет міської ради – міський голова. До складу виконкому не можуть входити депутати міської ради, крім секретаря ради.

2.3. Виконавчий комітет міської ради є підзвітним і підконтрольним раді що його утворила, а з питань здійснення ним повноважень органів виконавчої влади – також підконтрольним відповідним органам виконавчої влади.

2.4. Взаємовідносини виконавчого комітету з відділами, управліннями міської ради, підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян здійснюються в установленому законами порядку з метою забезпечення належного виконання покладених на виконавчий комітет завдань.

2.5. Відділи, управління та інші виконавчі органи міської ради підзвітні та підконтрольні міській раді, яка їх утворила, підпорядковані виконкому та міському голові. Керівники виконавчих органів міської ради призначаються на посаду і звільняються з посади міським головою відповідно до вимог діючого законодавства.

2.6. Порядок роботи й повноваження виконавчих органів міської ради визначаються Положеннями про них, які затверджуються міською радою.

2.7. Виконавчий комітет в межах своїх повноважень спрямовує діяльність відділів, управлінь, підприємств та установ комунальної власності міської територіальної громади та здійснює контроль за їх діяльністю, заслуховує звіти про роботу їх керівників.

2.8. Виконавчий комітет взаємодіє з політичними партіями, громадськими і релігійними організаціями для забезпечення прав і свобод громадян, задоволення їх політичних, екологічних, соціальних, культурних та інших інтересів з урахуванням загальнодержавних та місцевих інтересів, сприяє виконанню статутних завдань та забезпечує додержання законних прав цих об’єднань громадян.

2.9. Виконавчий комітет має право змінювати або відміняти акти підпорядкованих йому відділів, управлінь, інших виконавчих органів ради або їх посадових осіб.

2.10. Розподіл обов’язків між міським головою, першим заступником міського голови, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому здій­снює міський голова з визначенням: – їх повноважень і функцій; – структурних підрозділів, діяльність яких ними координуватиметься; – переліку підприємств, установ та організацій, щодо яких вони забезпечують реалізацію відповідно до законодавства власних та делегованих повноважень органів місцевого самоврядування; – порядку заміщення міського голови, його першого заступника, заступників, керуючого справами виконкому у разі їх відсутності.

2.11. Діловодство у виконкомі ведеться державною мовою.

2.12.Організаційне, матеріально-технічне забезпечення діяльності виконкому здійснюється відповідно загальним відділом виконкому міської ради, відділом з питань обліку та звітності виконкому міської ради.

 

  1. Планування роботи

3.1. Планування роботи виконавчих органів міської ради є одним з основних інструментів організаційного забезпечення виконавчими органами міської ради реалізації завдань економічного та соціального розвитку громади.

3.2. Робота виконавчих органів міської ради проводиться: квартальними, календарним (орієнтовним місячним), тижневими планами.

3.3. Квартальні, календарні (орієнтовні місячні), тижневі плани роботи виконавчих органів міської ради включають такі основні розділи:

3.3.1. питання для розгляду на засіданнях виконкому;

3.3.2. підготовка проектів розпоряджень міського голови;

3.3.3. засідання дорадчих органів міської ради, управлінь, відділів;

3.3.4. перевірка (вивчення роботи) стану в підвідомчих відділах, службах, підприємствах;

3.3.5. здійснення методичної та практичної допомоги виконавчим органам міської ради, органам місцевого самоврядування; наради, семінари, навчання;

3.3.6. робота по забезпеченню громадських відносин, формуванню інформаційного простору в місті;

3.3.7. масові культурні, спортивні, молодіжні заходи, присвячені міжнародним, державним, професійним святам та пам’ятним датам;

3.3.8. інші питання.

3.4. Квартальний план роботи виконавчих органів міської ради затверджується рішенням виконавчого комітету. План роботи не пізніше п’яти робочих днів після його затвердження доводиться до відома виконавців. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи виконкому за узгодженням міського голови.

3.5. Плани роботи на тиждень складають виконавчі органи міської ради за підписом начальника виконавчого органу та узгоджуються першим заступником, заступником міського голови, керуючим справами виконкому, (згідно з розподілом обов’язків) та зберігаються у розробника.

3.6. План основних заходів виконкому міської ради на наступний рік складається керуючим справами виконкому  до 25 грудня поточного року, затверджується рішенням виконкому міської ради.

3.7. Затверджені плани роботи виконавчих органів міської ради підлягають неухильному виконанню всіма виконавчими органами міської ради та посадовими особами.

3.8. Контроль та відповідальність за виконання планів роботи виконавчих органів міської ради покладається на їх керівників.

 

  1. Порядок підготовки рішень виконкому

4.1.Виконком у межах своїх повноважень приймає рішення. Проекти рішень виконкому та рішення виконкому підлягають оприлюдненню в строки, установлені Законом України «Про доступ до публічної інформації»

4.2.Підготовка питань на засідання виконкому здійснюється першим заступником, заступниками, керуючим справами, керівниками та спеціалістами виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, створеними комісіями, робочими групами. У підготовці питань можуть брати участь депутати міської ради, представники державних установ та організацій, громадських організацій, а у разі необхідності вчені, науковці, фахівці необхідної галузі.

4.3.Відповідальність за підготовку рішення несе керівник виконавчого органу, на якого відповідно до резолюції міського голови, покладено організацію підготовки проекту рішення та своєчасне його оприлюднення. У разі розроблення проекту рішення кількома виконавцями, головним розробником є виконавець, зазначений першим в дорученні, який організовує та координує роботу, отримує інформаційні, аналітичні та інші матеріали.

4.4.Проект рішення виконкому повинен містити: – посилання на ініціативний лист (інформація, довідка, висновок, акт тощо), підготовлений розробником проекту рішення; – обґрунтування необхідності його прийняття (реагування на документи органів виконавчої влади, виконання власних розпорядчих документів, виданих раніше, виконання доручень керівництва тощо); – посилання на норми чинного законодавства (за юридичною силою та хронологією прийняття); – джерела фінансування запропонованих заходів, джерела наповнення бюджету та цільових фондів (за потребою); – інформацію щодо виконання документів з цього приводу, які були прийняті раніше; – всі необхідні візи та погодження; – коментар (за потребою); – план організаційних заходів щодо виконання документа (за потребою); – якщо рішенням затверджується персональний склад комісії чи робочої групи, до складу яких включені депутати міської ради, інші особи, які не є працівниками виконавчих органів міської ради, їх кандидатури узгоджуються з ними та їх керівниками письмово, з обов’язковим відображенням цієї згоди в нормативно – правовому акті словами «за згодою»; – повністю вказані прізвища, імена, по батькові та посади членів комісії чи робочої групи в алфавітному порядку; – кінцевий термін виконання документа, проміжні строки інформування про стан його виконання; – інформацію про те, хто особисто буде організовувати та контролювати виконання документа; – аналіз наявності будь-яких невідповідностей та протиріч із виданими раніше розпорядчими документами щодо цього питання і порядок їх вирішення.

4.5. До проекту рішення додаються: електронна версія проекту; передбачені текстом додатки та всі матеріали, на які є посилання у проекті рішення, за необхідності – висновки відповідної комісії міської ради чи виконкому або інформаційна довідка по суті питання.

4.6. У проекті рішення про відміну чи зміну, доповнення раніше прийнятого рішення чітко зазначається, яких саме пунктів стосуються зміни чи доповнення. До такого проекту рішення додається рішення, яке пропонується змінити, доповнити чи скасувати. До проектів рішень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються відповідні нормативні акти.

4.7. Розробник проекту рішення виконкому повинен підготувати та попередньо погодити його з першим заступником, заступником, керуючим справами згідно розподілу обов’язків, відділом внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому міської ради з метою прийняття. Публікація проекту рішення виконкому на офіційному веб – сайті Сіверської міської ради можлива лише після узгодження керуючого справами виконкому міської ради.

4.8. Проекти рішень та додатки до них готуються у вигляді текстових файлів, виконаних у відповідності до Інструкції з діловодства у виконавчих органах Сіверської міської раді. Додатки до проекту рішення виконкому підписуються керівником виконавчого органу, який розробив проект рішення, та керуючим справами виконкому міської ради. Додатки до проекту рішення виконкому, в яких визначається склад комісії, робочої групи підписується керуючим справами виконкому міської ради. Якщо додаток до рішення має власні додатки, то вони підписуються розробником проекту рішення. На додатку в правому верхньому куті зазначається до якого документу цей додаток. У тексті проекту наводяться повні найменування установ та організацій або їх офіційні скорочення, зазначені в законодавчих документах.

4.9. Керівник виконавчого органу, що готує проект рішення, зобов’язаний погоджувати його із задіяними у процесі підготовки та виконання документу відповідальними посадовими особами, а саме: – начальником відділу внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому міської ради; – першим заступником, заступником міського голови, що координує питання; – начальником фінансового управління міської ради (якщо рішення стосуються фінансових питань, а також питань, що передбачають укладення договорів); – начальником  відділу економічного розвитку, торгівлі та інвестицій виконкому міської ради (якщо проект рішення є регуляторним актом, або актом дозвільного характеру, або стосується програм, встановлення тарифів); – керуючим справами виконкому. Термін перебування проекту рішення виконкому на візуванні у кожної посадової особи  не повинен перевищувати 2-х днів. У випадках заперечень, доповнень та змін до проекту посадові особи викладають мотивовану думку в письмовому вигляді та повертають проект рішення розробнику на доопрацювання.

4.10. Матеріали, підготовлені на засідання виконкому без віз посадових осіб відповідно до розподілу обов’язків, з порушенням вимог діловодства та встановлених термінів, з помилками стилістичного і граматичного характеру, керуючим справами виконкому не приймаються до розгляду.

4.11. Головний розробник проекту рішення веде облік підготовлених ним та прийнятих рішень виконкому, періодично здійснює їх перегляд на відповідність чинному законодавству та актуальності, ініціює за необхідністю внесення змін і доповнень. У разі внесення більше двох змін до рішення, розробник готує нову редакцію документа.

4.12. Проекти рішень виконавчого комітету надаються розробником до відділу внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому міської ради з метою прийняття та публікації на офіційному веб – сайті Сіверської міської ради  за 10 робочих днів до дня проведення засідання виконкому.

4.13. Всі підготовлені проекти рішень виконавчого комітету з запланованих питань, матеріали до них та порядок денний керуючий справами виконкому надає міському голові за 4 робочі дні до дня проведення засідання виконкому.

  1. Порядок підготовки та видання розпоряджень міського голови

 

5.1. Відповідно до пункту 3 статті 42 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» міський голова в межах своїх повноважень видає розпорядження.

5.2. За змістом розпорядження міського голови поділяються на розпорядження:  з основної діяльності,  з особового складу.

5.3. Проекти розпоряджень міського голови готуються посадовими особами у межах їх повноважень. Підготовка розпоряджень з особового складу проводиться у встановленому цим Регламентом порядку. Розпорядження міського голови з основної діяльності, що становлять суспільний інтерес, підлягають оприлюдненню в строки, установлені Законом України «Про доступ до публічної інформації».

5.4. За підготовку проекту розпорядження міського голови відповідальною є посадова особа, яка першою зазначена в резолюції міського голови або посадова особа, що на момент відсутності заміщує її. На цю посадову особу покладаються обов’язки з організації підготовки та виконання розпорядження, узагальнення інформації про стан виконання документу. Проекти розпоряджень міського голови готуються у вигляді текстових файлів, що включають всі додатки до документа. Текст проекту розпорядження складається з двох частин: констатуючої і розпорядчої. Перша частина містить посилання на обґрунтування та підстави прийняття розпорядження, норми чинного законодавства (за юридичною силою та хронологією прийняття), друга – доручення, завдання, пропозиції, висновки. У проектах розпоряджень міського голови, строк виконання яких перевищує три місяці, зазначаються проміжні строки інформування міського голови про стан виконання розпорядження.

5.5. Якщо проект розпорядження готується з метою внесення змін або доповнень в раніше прийняте розпорядження, то в ньому наводяться пункти, в які вносяться доповнення і зміни або ті, які втратили чинність. До такого проекту додається копія розпорядження, в яке вносяться зміни або доповнення.

5.6. До проектів розпоряджень, що готуються у відповідності та на виконання нормативних документів органів виконавчої влади, додаються відповідні нормативно – правові акти.

5.7.Посадові особи, які готують проекти розпоряджень, зобов’язані погоджувати їх з задіяними у процесі підготовки та виконання документу особами, а саме: – керівником виконавчого органу, що готує проект розпорядження; – начальником відділу внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому міської ради; – першим заступником, заступником, що координує питання; – начальником загального відділу виконкому міської ради; – керуючим справами виконкому.

5.8. Якщо проект розпорядження міського голови стосується: – фінансових питань, що передбачають укладення договорів, то проект підлягає погодженню з начальником фінансового управління міської ради, начальником відділу з питань обліку та звітності виконкому міської ради – головним бухгалтером; – питань житлового та комунального господарства, то проект підлягає погодженню начальником відділу житлово-комунального господарства, благоустрою та розвитку інфраструктури виконкому міської ради; – утворення та затвердження персонального складу комісії чи робочої групи узгоджується з особами, кандидатури яких, увійдуть до складу комісій, груп, з відображенням цієї згоди в нормативному акті словами «за згодою» або з керівником виконавчого органу міської ради, підприємства, установи, організації (в письмовій формі), в якому працює запропонована посадова особа. У випадках заперечень, доповнень та змін до проекту розпорядження або незгоди посадових осіб з проектом розпорядження складається протокол невідповідностей. У випадках коли невідповідності не усунені виконавцем, або у посадової особи є пропозиції до проекту розпорядження, проект підписується з викладенням мотивованої думки у письмовому вигляді.

5.9. У проекті розпорядження чітко зазначаються завдання, виконавці, терміни виконання та посадові особи, які здійснюють контроль за виконанням документу. Якщо проект розпорядження міського голови містить комплексне завдання, у виконанні якого задіяні кілька виконавчих органів міської ради, обов’язковим є зазначення посадової особи, на яку покладається роль координатора з організації виконання документу.

5.10. Після процедури погодження проект розпорядження подається на підпис міському голові і направляється на реєстрацію до загального відділу міської ради.

5.11. У разі відсутності міського голови розпорядження підписуються секретарем міської ради або посадовою особою, на яку покладено такі повноваження згідно з законом. Додатки до розпорядження підписуються керівником виконавчого органу, який розробив проект розпорядження та керуючим справами виконавчого комітету міської ради; якщо додаток стосується затвердження складу комісії або робочої групи він підписується керуючим справами виконавчого комітету. Якщо додаток до проекту розпорядження має власні додатки, то вони підписуються розробником проекту розпорядження. На додатку в правому верхньому куті зазначається до якого документу цей додаток та яким розпорядженням цей документ затверджено.

5.12. Розпорядження набуває чинності з моменту його підписання. У разі не підписання проекту розпорядження, загальний відділ виконкому міської ради інформує виконавців про причини та повертає проект на доопрацювання.

5.13. Нумерація розпоряджень ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року. Датою розпорядження є дата його підписання.

5.14. Друк першого примірника розпорядження міського голови здійснюється на бланку встановленого зразка.

5.15. Загальний відділ виконкому міської ради протягом 5 робочих днів надає завірені другі екземпляри розпорядження або витяги з них виконавцям.

5.16. Оригінали розпоряджень засвідчуються гербовою печаткою і зберігаються в загальному відділі виконкомі міської ради. Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів розпорядження, що зберігалися в загальному відділі виконкому міської ради, передаються на зберігання. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається до архівного відділу Бахмутської райдержадміністрації на постійне на начальника загального відділу виконкому міської ради.

5.17. Копії розпоряджень з особового складу засвідчуються підписом та печаткою загального відділу виконкому міської ради.

 

  1. Порядок підготовки та проведення засідань виконкому

6.1. Основною формою роботи виконкому є його засідання. Засідання виконкому скликаються міським головою, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», особою, що його заміщує. Предметом розгляду на засіданнях виконкому можуть бути: – питання, безпосередньо віднесені законодавством до компетенції виконкому або виконавчих органів міської ради, здійснення делегованих повноважень; – питання, розгляд яких відбувається у зв’язку із прийняттям органами виконавчої влади, міською радою, органами судової влади та прокуратури актів, які вимагають прийняття рішень виконкомом; – питання, що виникли внаслідок непередбачених подій, явищ тощо і вимагають прийняття рішень виконкомом; – інші питання, внесені на розгляд виконкому у встановленому порядку.

6.2. Засідання виконкому проводяться відповідно до порядку денного, який формує керуючий справами виконкому за 5 днів до засідання виконкому.

6.3. З порядком денним засідання виконкому та копіями проектів рішень члени виконкому можуть ознайомитися у керуючого справами виконкому або на офіційному веб-сайті міської ради.

6.4.На засідання виконкому вноситься, як правило, не більше трьох основних запланованих питань. Основні заплановані питання — це питання, які стосуються важливих проблем у життєдіяльності міста, інтересів значної частини територіальної громади або вимагають для свого розв’язання значних ресурсів. Такі питання готуються заздалегідь на підставі затвердженого плану роботи виконавчих органів міської ради.

6.5.Підготовка основних запланованих питань для розгляду на засіданнях виконкому здійснюється згідно з планами (квартальними) роботи виконкому та виконавчих органів міської ради, в яких вказані керівники виконавчих органів міської ради, комунальних підприємств, установ, організацій, які готують матеріали та відповідальні за підготовку заступники міського голови, керуючий справами виконкому згідно з розподілом обов’язків. Заступники міського голови, керуючий справами несуть персональну відповідальність за якість підготовки питань на засідання виконкому.

6.6. Матеріали з основного запланованого питання, які вносяться на обговорення засідання виконкому, включають:

6.6.1. проект рішення з візами погодження керівників зацікавлених організацій відповідних виконавчих органів міської ради;

6.6.2 додатки до проекту рішення (якщо вони є);

6.6.3. інформацію, довідку, висновок по суті питання, підписану відповідальною особою за підготовку проекту рішення;

6.6.4. матеріали для презентації питання;

6.6.5. список осіб, запрошених на засідання виконкому;

6.7.Організаційно-технічне забезпечення відео-презентацій основних запланованих питань на засіданнях виконкому здійснюється відділом внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому міської ради.

6.8. Додаткові питання, що вносяться до порядку денного засідання виконкому, у виключних випадках, стосуються питань: фінансування, виникнення аварійних (надзвичайних) ситуацій, важливих політичних подій, виконання рішень суду та актів прокурорського реагування та інших випадках, за наявності у членів виконкому підготовлених документів, з якими вони можуть бути ознайомлені заздалегідь до засідання виконкому. Пропонувати внесення таких додаткових питань до порядку денного засідання виконкому мають право міський голова, члени виконкому. Рішення про включення додаткових питань у порядок денний приймається членами виконкому шляхом відкритого голосування.

6.9. Проекти рішень, які вносяться на розгляд фінансовим управлінням міської ради і вимагають оперативного вирішення, а також дозвільні проекти рішень за резолюцією міського голови, можуть бути включені до порядку денного за один день до засідання виконавчого комітету.

6.10. Керуючий справами виконкому контролює своєчасність підготовки та подання документів, перевіряє їх наявність та правильність оформлення. У разі порушення термінів підготовки документів для розгляду на засіданні виконкому, керуючий справами виконкому доповідає про це міському голові. Міський голова приймає рішення про розгляд даного питання чи виключення його з порядку денного.

6.11.Головує на засіданні виконкому міський голова, а у випадках, передбачених статтею 53 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», особа, що його заміщує. Засідання виконкому є правомочним, якщо в ньому беруть участь більше половини членів виконкому від його загального складу.

6.12.Засідання виконкому проводяться щомісяця як правило у третій вівторок. Початок засідань – о 14:00 годині.

6.13. Засідання виконкому проводяться в залі засідань виконкому. Матеріально-технічне та інформаційне забезпечення засідань виконкому покладається на керуючого справами виконкому.

6.14.На засідання виконкому запрошуються: керівники управлінь і відділів виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій та установ міста, відповідно до внесених на розгляд питань. У засіданні беруть участь, начальники відділів та управлінь міської ради та інші.

6.15. Інформування про час та місце засідання виконкому здійснюється загальним відділом виконкому міської ради.

6.16. За необхідності, міський голова має право скликати позачергове засідання виконкому. Формування порядку денного позачергового засідання виконкому та підготовка проектів рішень можуть здійснюватися в день проведення цього засідання. Інформація про скликання позачергового засідання виконкому Сіверської міської ради негайно розміщується на офіційному веб-сайті міської ради з моменту прийняття такого рішення.

6.17. Головуючий на засіданні виконкому:

6.17.1. веде засідання, оголошує перерви в засіданнях;

6.17.2. за пропозицією членів виконкому вносить зміни до порядку денного засідання виконавчого комітету;

6.17.3. надає слово для доповіді (співдоповіді), виступу, оголошує наступного доповідача;

6.17.4. забезпечує дотримання Регламенту всіма присутніми на засіданні;

6.17.5. вносить пропозиції про внесення змін до проектів рішень з врахуванням висловлених в ході обговорення пропозицій.

6.18. Порядок денний засідання виконкому затверджується на початку засідання. З основних запланованих питань на засіданні доповідають перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами, керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, організацій і установ незалежно від форм власності, голови робочих груп та комісій. Із співдоповідями можуть виступати особи, зазначені в плані роботи виконкому (квартальному), інші особи, які запрошені розробником проекту та причетні до розгляду питання..

6.19. На засіданні виконкому для доповіді надається: при розгляді планових питань – до 15 хвилин; при розгляді поточних та інших питань – до 5 хвилин; для співдоповідей, виступів при обговоренні, заключного слова – до 5 хвилин; для довідок, внесення поправок – до 3 хвилин.

6.20. Присутні на засіданні виконкому мають право на виступ після надання їм слова головуючим.

6.21. З одного і того ж питання присутній може виступити не більше двох разів.

6.22. Після обговорення, заключного слова доповідача, співдоповідача головуючий на засіданні оголошує про перехід до голосування. На голосування вносяться всі пропозиції і поправки, що надійшли і не були відкликані членами виконкому. Перед кожним голосуванням, головуючий формулює зміст питання, що вноситься на голосування, і у випадку відсутності заперечень, пропонує розпочати голосування щодо нього.

6.23. Рішення приймаються відкритим голосуванням більшістю голосів від загального складу виконкому.

6.24. Рішення виконкому може прийматись без обговорення, якщо до проекту рішення відсутні зауваження, і на цьому не наполягає жоден з членів виконавчого комітету.

6.25.У разі незгоди міського голови з рішенням виконкому, він може зупинити дію цього рішення своїм розпорядженням та внести це питання на розгляд міської ради.

6.26. Рішення, прийняті на засіданні виконкому, з поправками, змінами та доповненнями підписує міський голова, або особа що його заміщує на час проведення засідання виконкому. Доручення, отримані під час засідання виконавчого комітету, оформляються протоколом, підписуються міським головою та доводяться до виконавців, які інформують виконком про хід їх виконання. Підписані проекти рішень реєструються керуючим справами виконкому міської ради  шляхом присвоєння їм порядкового реєстраційного номера та зазначення дати їх прийняття, після чого надаються розробнику в 5-денний термін для подальшої розсилки виконавцям. У разі необхідності виготовлення витягів з рішень для юридичних та фізичних осіб, яких стосується даний документ, протягом наступних 3 днів проводиться оформлення, засвідчення та надання витягу з рішення розробнику. Рішення або витяги з рішень дозвільного характеру надаються розробнику, не пізніше наступного дня після його прийняття. Датою рішення вважається дата його прийняття виконкомом. Нумерація рішень виконкому ведеться від номера 1 за наростанням протягом календарного року.

6.27. Оригінали рішень з додатками підшиваються у справи у хронологічному порядку і зберігаються у керуючого справами виконкому міської ради протягом п’яти років, після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів рішення передаються на зберігання до архівного відділу Бахмутської райдержадміністрації на постійне зберігання. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на керуючого справами виконкому міської ради.

6.28. Засідання виконкому протоколюються. Ведення протоколу здійснюють працівники загального відділу виконкому міської ради. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року. Протокол засідання підписується головуючим на засіданні не пізніше як через 10 днів після засідання. У протоколі зазначаються: дата, час і місце проведення засідання, кількість членів виконкому присутніх на засіданні, питання порядку денного, прізвища головуючого на засіданні і виступаючих, всі внесені на голосування питання і пропозиції, результати голосування щодо рішень, підписи головуючого на засіданні та керуючого справами виконкому.

6.29. Оригінали рішень та протоколи засідань виконкому засвідчуються гербовою печаткою виконкому міської ради. Копії рішень засвідчуються печаткою «Канцелярія» та підписом керуючого справами виконкому міської ради.

6.30. Протоколи засідань виконкому зберігаються у керуючого справами виконкому міської ради п’ять років. Відповідальність за зберігання оригіналів покладається на керуючого справами виконкому міської ради. Після 5 років з дня створення документу, впорядковані та внесені до описів протоколи передаються на зберігання до архівного відділу Бахмутської райдержадміністрації на постійне зберігання. Електронна база рішень виконкому зберігається у керуючого справами виконкому міської ради.

 

  1. Порядок підготовки та прийняття виконкомом регуляторних актів

7.1. Реалізація державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності здійснюється виконкомом, виконавчими органами міської ради, міським головою відповідно до Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності», постанови Кабінету Міністрів України «Про затвердження методик проведення аналізу впливу та відстеження результативності регуляторного акта».

7.2. Підготовка та прийняття регуляторних актів виконкомом міської ради та міським головою здійснюється в Порядку, затвердженому міською радою.

7.3 Відділ економічного розвитку, торгівлі та інвестицій виконкому міської ради щорічно складає План діяльності з підготовки проектів регуляторних актів Сіверської міської ради та її виконавчого комітету на наступний рік. У строк до 15 грудня План діяльності з підготовки проектів регуляторних актів Сіверської міської ради та її виконавчого комітету затверджується рішенням міської ради. Плани діяльності з підготовки регуляторних актів оприлюднюється на офіційному веб-сайті міської ради протягом 10 днів після затвердження. У Планах діяльності з підготовки проектів регуляторних актів повинно бути зазначені всі проекти регуляторних актів, які планується підготувати протягом року. Якщо проект регуляторного акту не внесений до затвердженого Плану діяльності з підготовки проектів регуляторних актів, він повинен бути внесений до Плану не пізніше десяти робочих днів з дня початку підготовки цього проекту або з дня внесення проекту на розгляд виконкому міської ради або міському голові, але не пізніше дня оприлюднення цього проекту.

7.3. Усі проекти регуляторних актів до внесення їх на розгляд міської ради  з метою одержання зауважень та пропозицій від фізичних, юридичних осіб, їх об’єднань разом з аналізом їх регуляторного впливу щодо кожного проекту оприлюднюються на офіційному веб-сайті міської ради.

7.4. Аналіз регуляторного впливу повинен містити: – визначення проблеми, яку передбачається розв’язати шляхом державного регулювання; – визначення цілей державного регулювання; – визначення та оцінювання усіх прийнятних альтернативних способів досягнення зазначених цілей, аргументи щодо переваги обраного способу; – опис механізму, який пропонується застосувати для розв’язання проблеми, і відповідні заходи; – обґрунтування можливості досягнення визначених цілей у разі прийняття регуляторного акта; – визначення очікуваних результатів прийняття акта; – обґрунтування запропонованого строку дії акта (у разі обмеження цього строку); – визначення показників результативності акта; – визначення заходів, з допомогою яких буде здійснюватися відстеження результативності акта. Аналіз регуляторного впливу підписується розробником проекту регуляторного акта, а в разі якщо розробником проекту є регуляторний орган, інший орган, установа чи організація – керівником цього органу, установи чи організації.

7.5. Про оприлюднення проекту регуляторного акту разом з відповідним аналізом регуляторного впливу розробник цього проекту повідомляє шляхом оприлюднення повідомлення на офіційному веб-сайті міської ради. Повідомлення про оприлюднення проекту регуляторного акта повинне містити: – стислий виклад змісту проекту; – поштову та електронну, за її наявності, адресу розробника проекту, відповідальної постійної комісії міської ради та інших органів, до яких за ініціативою розробника надсилаються зауваження та пропозиції; – посилання на офіційний веб-сайт міської ради, де оприлюднено проект регуляторного акта та відповідний аналіз регуляторного впливу; – інформацію про строк, протягом якого приймаються зауваження та пропозиції від фізичних та юридичних осіб, їх об’єднань; – інформацію про спосіб надання фізичними та юридичними особами, їх об’єднаннями зауважень та пропозицій (приймаються в письмовому вигляді).

7.6. Усі зауваження та пропозиції від фізичних та юридичних осіб, їх об’єднань щодо оприлюднених проектів регуляторних актів та відповідних аналізів регуляторного впливу: – приймаються в терміни, встановлені розробником, але не менше, ніж один місяць та не більше, ніж три місяці з дня оприлюднення проекту регуляторного акта та відповідного аналізу регуляторного впливу – підлягають розгляду розробником цього проекту та за результатами повністю чи частково враховуються або мотивовано відхиляються.

7.7. Регуляторний акт не може бути прийнятий виконкомом, якщо наявна хоча б одна з таких обставин: – відсутній аналіз регуляторного впливу; – проект регуляторного акта не був оприлюднений або відсутній висновок Державної регуляторної служби.

7.8. До прийняття регуляторного акту відповідальна постійна комісія міської ради вивчає проект регуляторного акту та документи щодо нього і встановлює відповідність проекту регуляторного акту і аналізу його регуляторного впливу вимогам статей 4 та 8 Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» та надає висновок щодо відповідності.

7.9. Відділ економічного розвитку, торгівлі та інвестицій виконкому міської ради забезпечує оприлюднення прийнятих регуляторних актів в засобах масової інформації або на офіційному веб-сайті міської ради протягом 10 днів після затвердження або підписання.

7.10. Стосовно кожного регуляторного акта послідовно здійснюються базове, повторне та періодичне відстеження його результативності. Відстеження результативності регуляторного акта включає: – виконання заходів з відстеження результативності; – підготовку та оприлюднення звіту про відстеження результативності. Відстеження результативності кожного регуляторного акту (базове, повторне, періодичні) здійснюється у строк, визначений при його розробці (в самому проекті регуляторного акту або в інших документах щодо нього). Для відстеження результативності регуляторних актів можуть бути використані статистичні дані та дані наукових досліджень і соціологічних опитувань. Виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта здійснюється у термін не більший, ніж 45 робочих днів. Звіт про відстеження результативності регуляторного акта повинен містити: – вид та назву регуляторного акта, результативність якого відстежується, дату його прийняття та номер; – назву виконавців заходів з відстеження; – цілі прийняття акту; – строк виконання заходів з відстеження; – тип відстеження (базове, повторне, періодичне); – методи одержання результатів відстеження; – дані та припущення, на основі яких відстежувалася результативність, а також способи одержання даних; – кількісні та якісні значення показників результативності акту; – оцінку результатів реалізації регуляторного акта та ступеня досягнення визначених цілей. Виконання заходів з відстеження результативності регуляторного акта забезпечується виконавчим органом міської ради, який вніс відповідний регуляторний акт. Звіт про відстеження результативності регуляторного акта підписується міським головою та оприлюднюється відділом економічного розвитку, торгівлі та інвестицій виконкому міської ради на офіційному веб-сайті міської ради.

7.11. Звіт міського голови про здійснення державної регуляторної політики виконавчими органами міської ради заслуховується міською радою щорічно. Щорічні звіти міського голови оприлюднюються на офіційному веб-сайті міської ради.  Відповідальність за дотримання Закону України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» покладено відділ економічного розвитку, торгівлі та інвестицій виконкому міської ради.

7.12. Погодження з Антимонопольним комітетом.

7.12.1. Органи влади, органи місцевого самоврядування, органи адміністративно-господарського управління та контролю зобов’язані погоджувати з Антимонопольним комітетом України, його територіальними відділеннями проекти нормативно-правових актів та інших рішень, які можуть вплинути на конкуренцію, зокрема щодо створення суб’єктів господарювання, встановлення і зміни правил їх поведінки на ринку, або такі, що можуть призвести до недопущення, усунення, обмеження чи спотворення конкуренції на відповідних ринках, а також одержувати дозвіл Антимонопольного комітету України на концентрацію у випадках, передбачених законом.

 

  1. Організація контролю за виконанням рішень виконкому, розпоряджень і доручень міського голови

8.1. Організація роботи з документами у виконкомі міської ради здійснюється у відповідності з Інструкцією з діловодства  у виконавчих органах Сіверської міської раді, затверджену рішенням виконкому. Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

8.2. Контроль за виконанням документів здійснюється стосовно зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.

8.3. Обов’язковому контролю підлягає виконання завдань, визначених: – Законами України; – Постановами Верховної Ради України; – Указами, розпорядженнями, дорученнями Президента України; – Дорученнями Прем’єр-міністра України; – Дорученнями Секретаріату Президента України; – Постановами, розпорядженнями, дорученнями Кабінету Міністрів України та іншими документами центральних органів виконавчої влади; – запитами і зверненнями депутатів усіх рівнів; – рішеннями обласної ради; – розпорядження голови обласної ради; – рішеннями колегії обласної державної адміністрації; – розпорядженнями і дорученнями голови обласної державної адміністрації, дорученнями заступників голови облдержадміністрації; – рішеннями міської ради; – рішеннями виконавчого комітету міської ради; – розпорядженнями міського голови; – дорученнями міського голови, його першого заступника, заступників, керуючого справами виконкому. В разі відсутності строків виконання завдань, визначених в контрольних документах вищих органів влади, розглядає і встановлює строки виконання міський голова особисто.

8.4. Контроль за виконанням документів вищих органів влади здійснюють міський голова, його перший заступник, заступники та керуючий справами виконкому згідно з розподілом обов’язків.

8.5. Документи вищих органів влади розглядаються міським головою в день їх одержання і з його резолюцією доводяться до відома виконавцям загальним відділом не пізніше, чим на другий день.

8.6. Контроль за виконанням завдань, визначених розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради, розпорядженнями голови обласної ради, дорученнями голови та заступників голови облдержадміністрації, рішеннями колегії облдержадміністрації, рішеннями міської ради, рішеннями виконавчого комітету міської ради, виконанням завдань, визначених в листах облдержадміністрації, дорученнях, інших документах вищих органів влади, розпорядженнях міського голови, його дорученнях, депутатськими запитами усіх рівнів, інших листах здійснюється загальним відділом виконкому міської ради. Загальний відділ виконкому міської ради забезпечує: – облік контрольних документів; – моніторинг стану виконання документів; – своєчасне подання звітів керівництву щодо стану їх виконання; – своєчасне здійснення записів в оригінали документів про внесення змін, доповнень або втрату чинності.

8.7. Виконання завдань, визначених документами вищих органів влади, в яких рекомендовано прийняття власних документів (рішень ради, виконкому, розпоряджень міського голови) приймаються протягом 30 днів з дня одержання документа.

8.8. Щодо завдань, визначених документами вищих органів влади, в яких вказаний термін виконання та надання інформації, об’єм інформації не повинен перевищувати трьох сторінок. Інформацію про стан виконання завдань, визначених в контрольних документах підписує міський голова (за його відсутності – особа, яка його заміщує).

8.9. Начальник загального відділу виконкому міської ради щомісячно доповідає міському голові про стан справ виконання контрольних документів за попередній місяць.

8.10. З метою підвищення рівня виконавської дисципліни загальний відділ виконкому міської ради готує матеріали на апаратні наради про стан виконавської дисципліни у відділах і управліннях міської ради один раз в квартал. Термін виконання документів може бути змінений лише за вказівкою міського голови, у разі його відсутності – особою, яка його заміщує. У разі потреби строк може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше, як за 3 робочих дні до встановленого терміну.

8.11. Документи органів виконавчої влади вищого рівня знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією особи, на яку покладено контроль «До справи» або «Зняти з контролю» та згідно з вхідними документами органів виконавчої влади вищого рівня «Про зняття з контролю».

8.12. Зняття з контролю виконаних рішень виконавчого комітету, міської ради, розпоряджень та доручень міського голови проводиться на підставі підсумкової інформації про виконання завдань, визначених в контрольних документах або інших документів, що підтверджують його виконання за підписом посадової особи, на яку покладено контроль. Підсумкова інформація щодо виконання контрольного документу залишається в контрольній справі відділу, який здійснював безпосередній контроль.

8.13. Якщо контрольний документ не виконаний в зазначений термін, визначений в завданні або резолюції міського голови, то виконавець повинен представити міському голові письмове пояснення щодо причин порушення термінів виконання. Про хід виконання контрольних документів виконавець надає письмову інформацію за 3 дні до визначених контрольних строків, довгострокової дії – за підсумками кожного календарного року в січні місяці.

8.14. В виконавчих органах міської ради контроль за виконанням документів здійснює посадова особа, на яку в посадовій інструкції покладені функції з питань контролю. Працівники відділів, управлінь міської ради, які займаються питаннями контрольної роботи, доводять до виконавців строки виконання завдань, слідкують за своєчасним їх виконанням, доповідають керівнику про стан виконавської дисципліни в відділі, управлінні міської ради та ведуть облік (перелік) контрольних документів, формують контрольні справи з матеріалами про їх виконання, в реєстраційних журналах (книгах) під час реєстрації вхідних документів проставляють позначку «контроль». Особи, які порушили строки виконання контрольних документів без поважних на те причин, притягуються до дисциплінарної відповідальності в установленому законодавством порядку.

 

  1. Організація роботи з документами органів виконавчої влади та порядок контролю за їх надходженням і виконанням

9.1. Організація роботи з документами органів виконавчої влади у виконкомі забезпечується загальним відділом виконкому міської ради у порядку, визначеному цим Регламентом.

9.2. Документи органів виконавчої влади реєструються загальним відділом міської ради і передаються на розгляд міському голові, а в разі його відсутності – секретарю міської ради в день одержання або не пізніше 09.00 години наступного дня, для забезпечення організації їх виконання. Закони України, постанови Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення обласної ради, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності міської ради і потребують вирішення, документи з поміткою “терміново” опрацьовуються першочергово.

9.3. Документи з резолюціями міського голови, секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому передаються до загального відділу виконкому міської ради для забезпечення їх виконання і беруться на контроль.

9.4. Організацію контролю за виконанням завдань, визначених в актах органів виконавчої влади, дорученнях вищих посадових осіб здійснюють перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами виконкому міської ради відповідно до розподілу обов’язків. Безпосередній контроль за виконанням контрольних документів покладається на загальний відділ виконкому міської ради. Відповідальність за виконання документів несуть посадові особи, яким доручено виконання цих документів.

9.5. На виконання нормативних актів органів виконавчої влади можуть прийматися рішення, розпорядження, готуватися звіти, інформації.

9.6. Після виконання документ, завізований першим заступником, заступниками або керуючим справами виконавчого комітету, передається до загального відділу виконкому міської ради для зняття з контролю та долучення його до справи.

9.7. Документи органів виконавчої влади знімаються з контролю після направлення на їх адресу інформації про їх виконання відповідно до вимог документу. Якщо направлення інформації не передбачено, документ знімається з контролю після надання виконавцем довідки з резолюцією міського голови «До справи» або «Зняти з контролю».

 

  1. Організація роботи з документами організацій, підприємств і установ та порядок контролю за їх проходженням і виконанням

10.1. Всі документи, що надходять на адресу міської ради (електронною поштою, поштою, факсом, нарочним тощо), приймаються централізовано загальним відділом виконкому міської ради та підлягають обов’язковому попередньому розгляду, який здійснюється керуючим справами виконкому міської ради; у відділах, управліннях – працівником, відповідальним за діловодство, або іншою особою, на яку покладені ці обов’язки. Метою попереднього розгляду документів є розподілення їх на ті, що потребують обов’язкового розгляду міським головою або першим заступником, його заступниками відповідно до функціональних обов’язків, та визначення в реєстрації документів, а також встановлення строків їх виконання. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день їх одержання або в перший робочий день у разі надходження документів у неробочий час. Під час попереднього розгляду документів необхідно керуватися розподілом обов’язків між керівними працівниками міської ради, номенклатурою справ міської ради та схемою проходження вхідної кореспонденції у виконавчих органах міської ради. Без попереднього розгляду та без реєстрації в загальному відділі виконкому міської ради за призначенням передаються документи, які адресовані безпосередньо структурним підрозділам або посадовим особам міської ради.

10.2. У разі надходження документів у неробочий час, вони приймаються черговим виконкому.

10.3.Працівникам виконавчих органів міської ради приймати будь-яку кореспонденцію, адресовану міському голові або його заступникам, без реєстрації в загальному відділі виконкому міської ради забороняється.

10.4. В загальному відділі виконкому міської ради розкриваються всі конверти (крім конвертів з кореспонденцією, надісланої керівникам управлінь, відділів міської ради або безпосередньо структурним підрозділам міської ради). Кореспонденція на ім’я міського голови або його заступників з поміткою “Особисто” передається адресатам у нерозкритих конвертах; якщо кореспонденція є службовою, то після розгляду вона підлягає поверненню до загального відділу виконкому міської ради для реєстрації та передачі виконавцям.

10.5. При розпечатуванні конвертів та пакетів обов’язково перевіряється відповідність номерів на документах та конвертах. При пошкодженні конверта робиться відмітка у поштовому реєстрі та на конверті.

10.6. Конверти зберігаються і додаються до документів у тих випадках, коли лише за допомогою конверта можна встановити адресу відправника, час відправлення і одержання документа або коли у конверті відсутні окремі документи чи встановлена невідповідність номерів документів номерам на конверті. Конверти додаються також до матеріалів судових, господарських справ, позовних заяв, апеляційних та касаційних скарг, а також до заяв та скарг громадян.

10.7. Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені), пошкодженні або надіслані не за адресою документи повертаються відправнику або пересилаються за належністю з обов’язковим повідомленням відправника.

10.8. Реєстрація документів проводиться з метою забезпечення їх обліку, використання наявної в документах інформації, контролю за виконанням. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожний документ реєструється лише один раз. Реєстрації підлягають документи, створені виконавчими органами міської ради та ті, що надходять від інших установ та організацій, фізичних осіб крім документів, які не підлягають реєстрації. Реєстрація будь-якого документа проводиться шляхом, проставляння на ньому реєстраційного індексу.

10.9. Вхідні документи реєструються у день надходження або не пізніше наступного робочого дня, якщо документ надійшов у неробочий час. У разі, коли до раніш зареєстрованого документа надійшли додаткові документи, то вони реєструються під тим же номером з добавленням слова «до», а датою реєстрації буде дата, коли реєструються ці документи. При реєстрації листа-відповіді на раніш зареєстрований вхідний документ, використовується індекс, під яким був зареєстрований цей документ з додаванням позначки «вх.». Пошук інформації по будь-яким документам проводиться централізовано на автоматизованих робочих місцях спеціалістів загального відділу виконкому міської ради (начальника, секретаря керівника).

10.10. Усі документи після реєстрації в той же день передаються керівництву міської ради.

10.11. З документами, відібраними на розгляд міському голові, попередньо ознайомлюється керуючий справами виконкому.

10.12. Міському голові відразу після реєстрації передаються акти та доручення Президента України, доручення Прем’єр-міністра України, запити та звернення народних депутатів України. Крім цього, міському голові першочергово надаються Закони України, постанови Верховної Ради України, рішення Кабінету Міністрів України, нормативно-правові акти органів виконавчої влади, рішення органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, які містять інформацію з принципових питань діяльності міської ради і потребують вирішення.

10.13. Якщо на конвертах або документах стоїть штамп «Терміново», загальний відділ виконкому міської ради першочергово знайомить з ними міського голову, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради безпосередньо. Телеграми, факсограми після реєстрації негайно передаються міському голові або його заступникам безпосередньо, які в свою чергу одразу доповідають їх керівництву.

10.14. Інші документи, відповідно до розподілу обов’язків, загальний відділ виконкому міської ради за згодою передає першому заступнику, заступникам міського голови.

10.15. В окремих випадках дозволяється попередньо знайомити керівників відділів, управлінь з документами термінового характеру ще до їх розгляду керівництвом міської ради (у вигляді копії).

10.16. Наслідки розгляду документів фіксуються в резолюціях. Резолюція – це напис на документі, зроблений керівником установи, який містить вказівки щодо виконання документа. На оригіналі самого документа повинно бути не більше однієї резолюції. Якщо на документі немає вільного місця для резолюції або деталізується порядок виконання документа, або резолюція містить великий список виконавців – дозволено її оформлювати на спеціальних бланках.

10.17. У резолюції можуть бути зазначені організації, підрозділи або посадові особи, яким доручають виконання документа. Якщо рішення керівника стосовно терміну виконання відрізняється від типових строків виконання, термін визначають у резолюції. У разі, коли доручення надане кільком посадовим особам, головним виконавцем є особа, зазначена у дорученні першою, якщо в резолюції або документі не обумовлене інше. Для виконання доручення їй надається право скликати інших виконавців і координувати їх роботу.

10.18. Під час передачі документа виконавцям в реєстраційно-контрольної картці  спеціалістами загального відділу виконкому міської ради робиться відмітка про його передачу (у виді оригіналу або копії), проставляються підписи осіб, які отримали документ, дати передачі виконавцям.

10.19. Резолюція нерідко є підставою для взяття документа на контроль. У цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції. Документи з поміткою «До відома», «Для врахування в роботі» залишаються у виконавця.

10.20. На виконання документів, взятих на контроль, виконавцями готуються проекти розпорядчих документів, звітів, довідок, інформацій, відповідей підприємствам, установам, організаціям, громадянам.

10.21. Документи без зазначення строку виконання повинні бути виконані не пізніш як за 30 календарних днів, а документи з позначкою «Терміново» – протягом 7 робочих днів від дати їх надходження. Конкретний термін виконання вхідного документа визначає міський голова або його заступники.

10.22. Якщо міський голова, секретар міської ради, перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами виконкому вважають проведену роботу по виконанню документа достатньою, то на другому примірнику відповіді робить запис “до справи”, підписує і зазначає дату посадова особа, яка написала резолюцію. Дата надсилання документа «до справи» є датою зняття його з контролю. Відмітки про зняття документа з контролю заносяться до контрольної картки.

10.23. Підставою для зняття з контролю можуть бути прийняті на виконання документа рішення, розпорядження, накази, звіти, інформації, довідки або письмові відповіді.

 

  1. Порядок підготовки та здійснення контролю за проходженням і виконанням вихідних документів

11.1. Вихідні документи готуються з ініціативи міського голови, секретаря міської ради, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому, керівників виконавчих органів міської ради (ініціативні документи) або на виконання документів, що надійшли до виконкому (документи-відповіді).

11.2. Вихідні документи міської ради (для підпису міським головою) приймаються загальним відділом виконкому міської ради від управлінь, відділів, структурних підрозділів міської ради для подальшого відпрацювання кожного робочого дня до 14.00.

11.3. Вихідні документи міської ради обробляються в загальному відділі виконкому міської ради в день їх одержання від керівництва міської ради, структурних підрозділів міської ради та надсилаються того ж дня або не пізніше наступного робочого дня за призначенням.

11.4. Вихідні листи реєструють у день підписання керівництвом міської ради. Відмітка про реєстрацію проставляється на спеціально відведеному місці на бланку листа. Не допускається надсилання або передача вихідних документів міської ради без їх реєстрації в загальному відділі виконкому міської ради.

11.5. Під час приймання вихідних документів обов’язково перевіряється: – правильність оформлення вихідного документа і розміщення на ньому всіх реквізитів; – правильність зазначення адреси; – наявність усіх необхідних підписів, віз на документі та додатках до нього; – наявність на документі відмітки про додатки; – наявність віз на екземплярі вихідного документа, що залишається у справі виконкому міської ради (2-й екземпляр); – відповідність кількості примірників кількості адресатів.

11.6. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресату, вкладаються в один конверт. На конверті проставляються реєстраційні номери всіх документів, які знаходяться у конверті.

11.7. У разі надсилання документів до інших міст, крім найменування установи, посади та прізвища адресата, слід зазначити точну адресу (поштовий індекс, область, район, місто, вулиця, номер будинку). Документ не повинен містити більше чотирьох різних адрес. При надсиланні документа більш, ніж чотирьом адресатам складається їх список на окремому аркуші, а на кожному примірнику при розсиланні зазначається лише один адресат.

11.8. Якщо проект вихідного документа має додатки, то вони оформляються у відповідності до вимог діловодства.

11.9. На всіх примірниках вихідного документа зазначається прізвище, ініціали та номер службового телефону його виконавця.

11.10. Організаційно-розпорядчі та вихідні документи міської ради, її виконкому та виконавчих органів міської ради друкуються на бланках встановленого зразка.

11.11. Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписом міського голови, візуються їх виконавцями, керівниками виконавчих органів, першим заступником, заступниками міського голови, до компетенції яких згідно з розподілом обов’язків відносяться питання, порушені в документах. Вихідні документи, що передбачають їх засвідчення підписами першим заступником, заступників міського голови, візуються у встановленому цим пунктом порядку виконавцями документів, керівниками виконавчих органів, до компетенції яких вони стосуються.

11.12. У реєстраційній картці зазначаються номер вихідного документа, дата реєстрації, заголовок (короткий зміст) документа і номер справи, в якій буде зберігатися його другий екземпляр.

11.13. При передачі вихідних документів адресатам нарочним ставиться розпис в реєстраційній картці безпосереднього одержувача або на 2-му екземплярі листа.

11.14. Вихідні документи розсилаються щоденно звичайним поштовим відправленням. Документи термінового характеру відправляються в день їх підписання і подання на реєстрацію. Відділам та управлінням міської ради, деяким іншим установам документи доставляються під розписку.

11.15. Оригінали розпоряджень міського голови, протоколів засідань виконкому міської ради, протоколів апаратних нарад при міському голові залишаються у виконкомі міської ради (згідно з розподілом). В інші установи надсилаються їх завірені копії або витяги.

11.16.Контроль за повнотою і вчасністю виконання вихідних документів покладається на першого заступника, заступників міського голови, керівників управлінь, відділів та інших виконавчих органів міської ради, до компетенції яких відносяться порушені у документах питання.

11.17. Контроль за термінами виконання вихідних документів здійснюється загальним відділом,  а також відділами міської ради, з ініціативи яких підготовлені документи чи до компетенції яких вони відносяться.

 

  1. Порядок надання послуг з оформлення документів дозвільного характеру

12.1. Для оформлення дозвільних документів для суб’єктів господарювання працює Центр надання адміністративних послуг, робота якого забезпечується відділом надання адміністративних послуг виконавчого комітету Сіверської міської ради.

12.2. Основні вимоги до порядку видачі документів дозвільного характеру або відмови в їх видачі, переоформлення, видачі дублікатів, анулювання документів дозвільного характеру та порядок взаємодії адміністраторів, суб’єктів господарювання, місцевих дозвільних органів визначаються відповідно до Закону України «Про дозвільну систему у сфері господарської діяльності».

 

  1. Порядок ведення діловодства у виконавчих органах міської ради

13.1. Організація роботи з документами у виконкомі міської ради здійснюється згідно з Інструкцією з діловодства у виконавчих органах Сіверської міської раді.

13.2. Організація діловодства у виконкомі покладається на загальний відділ, а в виконавчих органах міської ради, в установах, підприємствах міської ради на канцелярії або спеціально призначену для цього особу.

13.3. Загальне керівництво роботою загального відділу з питань діловодства здійснює керуючий справами виконкому міської ради.

13.4. Діловодство у виконавчих органах міської ради ведеться згідно з номенклатурою справ, яка затверджується щорічно і вводяться в дію з 1 січня.

13.5. Всі документи, що надходять на адресу міської ради та її виконкому поштою, факсом, нарочним тощо, приймаються загальним відділом міської ради, а електронною поштою – відділом внутрішньої, інформаційної та правової політики  виконкому міської ради. Іншим підрозділам міської ради приймати будь-яку кореспонденцію, адресовану міському голові або його першому заступнику, заступникам, без реєстрації в загальному відділі міської ради забороняється.

13.6. Документи, що потребують обліку, виконання і використання з довідковою метою, підлягають реєстрації. Не реєструються телеграми, рекламні повідомлення, форми звітності, листи-запрошення, запрошення, листи-вдячності, вітальні листівки тощо.

13.7. Всі документи, що надійшли на адресу міської ради та її виконкому в особі їх керівництва, підлягають обов’язковому попередньому розгляду, який здійснюється в загальному відділі міської ради. Всі документи, що надійшли на адресу виконавчих органів міської ради, підлягають обов’язковому попередньому розгляду, який здійснюється посадовою особою, яка призначена відповідальною за ведення діловодства. Попередній розгляд документів повинен здійснюватися у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.

13.8. Метою попереднього розгляду документів є виділення з них тих, що потребують розгляду міським головою, секретарем міської ради, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради відповідно до розподілу повноважень.

13.9. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації загальним відділом міської ради, а також таких, що передаються для реєстрації виконавчим органам міської ради. У виконавчих органах може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів — журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм). Документи за підписом керівництва міської ради реєструються в загальному відділі міської ради з обов`язковим наданням повного пакета та додатків до них.

13.10. Вилучення документів правоохоронними органами здійснюється відповідно до чинного законодавства.

13.11. Пропозиції, заяви та звернення громадян передаються для подальшого їх опрацювання спеціалістам по роботі зі зверненнями громадян загального відділу міської ради (під розпис). Організація приймання звернень, інформаційних запитів та надання адміністративних послуг здійснюється згідно з вимогами стандарту ISO 9001:2008 та Настанови з якості.

13.12. Організація роботи стосовно доступу до публічної інформації здійснюється згідно із Законом України «Про доступ до публічної інформації» та порядками доступу до публічної інформації в міській раді та її виконавчих органах.

13.13. Організація передачі документів та порядок їх виконання визначаються інструкціями з діловодства міської ради та її виконавчих органах.

 

  1. Порядок забезпечення виготовлення печаток, штампів, бланків організаційно-розпорядчих і реєстраційно-контрольних документів, користування ними та забезпечення їх зберігання

14.1. Виконком має гербову печатку встановленого зразка діаметром 45 мм, виготовлення якої забезпечується загальним відділом виконкому міської ради у встановленому порядку.

14.2. Відповідальним за зберігання і законність користування гербовою печаткою виконкому є керуючий справами виконкому. На час відсутності керуючого справами виконкому, гербова печатка передається начальнику загального відділу виконкому міської ради.

14.3. Гербовою печаткою виконкому засвідчуються: підписи міського голови на оригіналах рішень виконкому, розпоряджень міського голови, а також підписи першого заступника, заступників та керуючого справами, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством.

14.4. Простою круглою печаткою «Загальний відділ» засвідчуються копії розпоряджень міського голови з основної діяльності та з кадрових питань, що засвідчує їх відповідність оригіналам, витяги, документи, які створені у процесі діяльності виконкому, інші документи у випадках, передбачених чинним законодавством. Простою круглою печаткою «Канцелярія» засвідчуються копії рішень виконкому міської ради, що засвідчує їх відповідність оригіналам, витяги та довідки видані виконкомом. Відповідальність за зберігання і законність користування цими печатками і штампами несуть відповідальні працівники цих відділів.

14.5. Виконавчі органи міської ради, що є юридичними особами, мають свої печатки і кутові штампи встановленого зразка, інші печатки та штампи, які необхідні в роботі з документами. Печатки та кутові штампи виконавчих органів міської ради виготовляються ними самостійно.

14.6. Печатки і штампи зберігаються в умовах, що забезпечують їх надійне зберігання.

14.7. Для здійснення листування виконавчий комітет міської ради використовує фірмові бланки міської ради.

14.8. Документи, складені на бланках міської ради, підписуються міським головою, секретарем міської ради, першим заступником міського голови, заступниками міського голови та керуючим справами виконкому міської ради.

14.9. Виготовлення бланків міської ради забезпечується загальним відділом міської ради за зразком, погодженим керуючим справами виконкому міської ради.

 

  1. Організація роботи з кадрами

15.1. Кадрова робота виконкому міської ради направлена на комплексне вирішення питання щодо комплектування управлінь, відділів, структурних підрозділів міської ради висококваліфікованими фахівцями, здатними професійно виконувати посадові обов’язки на рівні сучасних вимог суспільства.

15.2 Організація і виконання кадрової роботи у виконкомі міської покладена на загальний відділ виконкому міської ради.

15.3.У роботі з кадрами виконком керується Конституцією України, Законами України «Про місцеве самоврядування в Україні», «Про службу в органах місцевого самоврядування», «Про державну службу», Кодексом Законів про працю України, постановами Верховної Ради України, указами та розпорядженнями Президента України, постановами Кабінету Міністрів України, наказами та рекомендаціями Головдержслужби України, розпорядженнями голови Донецької обласної державної адміністрації, міської ради, розпорядженнями міського голови, рішеннями виконкому та цим Регламентом.

15.4. У питаннях організації й застосування методики проведення кадрової роботи та служби в органах місцевого самоврядування виконком керується також відповідними рекомендаціями Міністерства соціальної політики України, Міністерства юстиції України, Пенсійного фонду України та іншими нормативно – правовими документами.

15.5. Організацію роботи з кадрами у виконавчих органах та ведення кадрового діловодства здійснює спеціаліст загального відділу виконкому міської ради, який розробляє річні (перспективні) плани роботи з кадрами, здійснює заходи стосовно їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації.

15.6. Право на службу в органах місцевого самоврядування мають громадяни України незалежно від раси, кольору шкіри, політичних, релігійних та інших переконань, статі, етнічного та соціального походження, майнового стану, терміну проживання на відповідній території. На посаду можуть бути призначені особи, які мають відповідну освіту і професійну підготовку, володіють державною мовою та регіональними мовами в обсягах, достатніх для виконання службових обов’язків. Стосовно осіб, які претендують на зайняття посад в органах місцевого самоврядування I-III категорії, за їх письмовою згодою проводиться спеціальна перевірка в порядку, встановленому Законом України “Про запобігання корупції”.

15.7. Керівники виконавчих органів міської ради створюють умови для навчання й підвищення кваліфікації посадових осіб. Посадові особи підвищують свою кваліфікацію постійно, як правило, через навчання у відповідних навчальних закладах, на курсах підвищення кваліфікації, семінарах тощо.

15.8. Організація та контроль за дотриманням законності з кадрових питань покладається на начальника загального відділу.

 

  1. Порядок призначення на посади та звільнення з посад.

16.1. Сесія міської ради у відповідності до пункту 3 та пункту 4 статті 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» затверджує персональний склад виконкому.

16.2. Прийняття на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється: – на посаду міського голови в порядку, встановленому Законом України “Про місцеве самоврядування в Україні”; – на посаду секретаря міської ради шляхом обрання відповідною радою; – на посади першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконавчого комітету міської ради, старостів  шляхом затвердження відповідною радою; – на посади керівників відділів, управлінь органів місцевого самоврядування шляхом призначення міським головою за процедурою передбаченою законодавством України; – інших працівників органів місцевого самоврядування шляхом призначення міським головою, на конкурсній основі чи за іншою процедурою, передбаченою законодавством України.

16.3. Проведення конкурсу, випробування та стажування при прийнятті на службу в органи місцевого самоврядування здійснюється в порядку, визначеному законодавством України службу в органах місцевого самоврядування та про державну службу.

16.4. У разі необхідності, за згодою сторін, посадова особа місцевого самоврядування може бути переведена на рівнозначну чи нижчу посаду або посаду радника чи консультанта без конкурсного відбору.

16.5. Міський голова має право самостійно (без конкурсу) добирати та приймати на службу своїх помічників, радників (патронатну службу).

16.6. На час відсутності (відпустки) посадових осіб органів місцевого самоврядування (крім виборних посад) для виконання їх повноважень можуть прийматися на службу особи за строковим трудовим договором (контрактом).

16.7. Комплект документів на призначення готується кандидатом на посаду і надається до загального відділу виконкому міської ради на перевірку.

17.8. Після прийняття на роботу спеціаліст загального відділу виконкому міської ради оформляє та видає службові посвідчення працівникам.

17.9. Звільнення посадових осіб виконавчих органів міської ради здійснюється у встановленому законом порядку. При звільненні службові посвідчення підлягають обов’язковому поверненню спеціалістам загального відділу виконкому міської ради.

16.10. Посадова особа місцевого самоврядування підписує текст Присяги, який зберігається за місцем її роботи. Про складання Присяги робиться відповідний запис у трудовій книжці.

16.11. Інші працівники виконавчих органів міської ради, не посадові особи приймаються на роботу та звільняються з роботи відповідно до Кодексу законів про працю України за погодженням з керуючим справами виконкому відповідно.

16.12. Відповідно до Порядку проведення конкурсного відбору на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування затвердженого розпорядженням міського голови та цього регламенту проводиться конкурсний відбір на заміщення вакантних посад посадових осіб місцевого самоврядування міської ради (далі – конкурс), крім випадків, коли законами України встановлено інший порядок заміщення таких посад.

16.13. Конкурс на заміщення вакантної посади повинен забезпечувати конституційне право рівного доступу до служби в органах місцевого самоврядування громадян України.

16.14. Для проведення відбору кандидатів на заміщення вакантних посад, розпорядженням міського голови утворюється конкурсна комісія у складі голови, секретаря і членів комісії. Очолює конкурсну комісію керуючий справами виконкому міської ради.

 

  1. 1 Стажування при прийнятті на службу у виконавчі органи міської ради.

17.1. З метою набуття практичного досвіду, перевірки професійного рівня і ділових якостей працівників, які претендують на зайняття посад у виконавчих органах міської ради, призначення на які здійснюється міським головою, може проводитись стажування терміном до двох місяців.

17.2. Відбір кандидата на стажування проводиться з ініціативи виконавчих органів міської ради. При цьому необхідна письмова заява самого стажиста. Працівники, які досягли встановленого Законом України «Про службу в органах місцевого самоврядування» граничного віку, до стажування не залучаються.

17.3. Зарахування на стажування, терміни та зміни порядку проходження оформляються розпорядженням міського голови.

17.4. Особа, яка не є посадовою особою органів місцевого самоврядування після успішного закінчення стажування при прийнятті на службу у виконавчі органи місцевого самоврядування проходить конкурс в установленому порядку.

17.5. Посадова особа органів місцевого самоврядування після успішного закінчення стажування може бути переведена на службу до виконавчих органів міської ради за рішенням міського голови без конкурсного відбору або може бути зарахована до кадрового резерву.

 

  1. Порядок формування кадрового резерву

18.1. Формування кадрового резерву передбачає добір працівників, які: – спроможні запроваджувати демократичні цінності правової держави та громадянського суспільства, відстоювати права людини і громадянина; – мають професійні навички, що ґрунтуються на сучасних спеціальних знаннях і аналітичних здібностях, для прийняття та успішного виконання управлінських рішень.

18.2. Кадровий резерв формується з: – посадових осіб виконавчих органів місцевого самоврядування, які підвищили кваліфікацію або пройшли стажування і рекомендовані атестаційною комісією на вищі посади; – державних службовців, які бажають перейти на службу в виконавчі органи місцевого самоврядування; – спеціалістів виробничої, соціально-культурної, наукової та інших сфер, а також випускників вищих навчальних закладів відповідного профілю, у тому числі зарахованих на навчання за освітньо-професійними програмами підготовки магістрів державного управління.

18.3. До кадрового резерву зараховуються особи, які виявили бажання зайняти посаду в виконавчих органах місцевого самоврядування, мають відповідну кваліфікацію та освіту або здобувають її. Зарахування до кадрового резерву проводиться за згодою особи, яка виявила бажання зайняти посаду в виконавчих органах місцевого самоврядування. Про зарахування до кадрового резерву повідомляється керівництво за місцем роботи такої особи.

18.4. Кадровий резерв на виборні посади, на які особи обираються територіальною громадою або відповідною радою згідно із Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні», не формується. На посади інших працівників виконавчих органів місцевого самоврядування кадровий резерв формується з такого розрахунку: на посади керівників та їх заступників виконавчих органів міської ради – не менше двох осіб; на посади спеціалістів цих органів – не менше однієї особи з урахуванням фактичної потреби, про що складаються списки осіб, зарахованих до кадрового резерву. Список осіб, зарахованих до кадрового резерву, переглядається щороку в грудні. У разі потреби до списку протягом року можуть вноситися зміни у порядку, встановленому для зарахування до кадрового резерву.

18.5. Зарахування до кадрового резерву затверджується розпорядженням міського голови. Якщо для призначення на посади, на які формується кадровий резерв, передбачається погодження кандидатур з відповідними органами виконавчої влади, зарахування до резерву проводиться після такого погодження.

18.6. Після зарахування до кадрового резерву на посади, робота на яких передбачає доступ до державної таємниці, розглядається питання щодо оформлення в установленому порядку відповідного допуску особам, які його не мають.

18.7. Із зарахованими до кадрового резерву проводиться робота згідно з особистими річними планами, затвердженими керівниками виконавчих органів, де передбачається: – вивчення і аналіз виконання законів України, нормативних актів Президента України і Кабінету Міністрів України, рішень органів місцевого самоврядування; – систематичне навчання шляхом самоосвіти; – періодичне навчання і підвищення кваліфікації у відповідних навчальних закладах (у тому числі зарубіжних); – участь у роботі семінарів, нарад, конференцій з проблем та питань діяльності органів місцевого самоврядування; – стажування протягом не більш як два місяці у виконавчому органі місцевого самоврядування, до кадрового резерву якого зараховано працівника; – виконання обов’язків посадової особи, на посаду якої зараховано працівника до кадрового резерву; – залучення до розгляду відповідних питань, проведення перевірок, службових розслідувань; – участь у підготовці проектів нормативних актів.

18.8. Здійснення контролю за виконанням особистих річних планів осіб, зарахованих до кадрового резерву на посади керівників виконавчих органів міської ради, покладається на першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому згідно з розподілом обов’язків, на інші посади – на керівників виконавчих органів міської ради.

18.9. Спеціалісти загального відділу виконкому міської ради  готують списки кадрового резерву, систематично аналізують та узагальнюють практику його формування, вносять пропозиції міському голові щодо вдосконалення цієї роботи.

18.10. Якщо посада, до кадрового резерву на яку зараховано працівника, стає вакантною, він, за наявності рівних даних, має переважне право на її заміщення під час проведення конкурсу. Просування по службі посадової особи органів місцевого самоврядування, зарахованої до кадрового резерву, може здійснюватися за рішенням міського голови поза конкурсом.

18.11. Перебування працівника у кадровому резерві може припинитися з його власної ініціативи або за вмотивованою пропозицією керівника виконавчого органу, в якому він працює. Виключення із списків кадрового резерву оформляється розпорядженням міського голови.

 

  1. Атестація посадових осіб місцевого самоврядування

19.1. З метою підвищення ефективності діяльності посадових осіб місцевого самоврядування (далі – посадові особи) один раз на 4 роки проводиться їх атестація, під час якої оцінюються результати роботи, ділові та професійні якості, виявлені працівниками при виконанні обов’язків, визначених положеннями про виконавчі органи міської ради і відображених у посадових інструкціях. Атестація проводиться відповідно до Типового положення про проведення атестації посадових осіб місцевого самоврядування, затвердженого постановою КМУ від 26.10.2001 р. № 1440. Атестації підлягають посадові особи органів місцевого самоврядування усіх рівнів, у тому числі ті, які внаслідок організаційних змін обіймають посади менше ніж один рік, якщо їх службові обов’язки не змінилися. Не підлягають атестації: – міський голова; – секретар міської ради; – працівники патронатної служби; – особи, які перебувають на займаній посаді менше ніж один рік; – молоді спеціалісти; – вагітні жінки, чи жінки, які працюють менше ніж один рік після виходу на роботу з відпустки по вагітності і пологах чи догляду за дитиною; – особи, прийняті на роботу на визначений термін. Особи, призначені на посаду на визначений термін, та вагітні жінки можуть проходити атестацію за власним бажанням.

19.2. У період між атестаціями проводиться щорічна оцінка виконання посадовими особами місцевого самоврядування покладених на них завдань та обов’язків у порядку, затвердженому розпорядженням міського голови з урахуванням цього регламенту. Така оцінка проводиться безпосередньо керівниками виконавчих органів, де працюють посадові особи, під час підведення підсумків роботи за рік.

19.3. Для організації та проведення атестації за розпорядженням міського голови утворюється атестаційна комісія у складі голови комісії, секретаря та членів комісії. Головою атестаційної комісії призначається керуючий справами виконкому.

19.4. До складу комісії включаються заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради, завідувач юридичного сектору відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньополітичних питань та контролю виконкому міської ради, посадова особи на яку покладено обов’язки ведення кадрових питань виконкому міської ради. Голова атестаційної комісії може залучати до роботи в комісії незалежних експертів.

19.5. Кількісний та персональний склад комісії, термін і графік проведення атестації затверджуються розпорядженням міського голови, доводяться до відома посадових осіб, які атестуються, не пізніше ніж за місяць до проведення атестації спеціалістами з кадрової роботи.

19.6. Проведенню атестації має передувати підготовча та організаційна робота. Спеціалістом з кадрової роботи готуються пропозиції щодо складу атестаційної комісії, термінів та графіків проведення атестації, визначається кількість та складаються списки посадових осіб, які підлягають атестації; роз’яснюються цілі і порядок проведення атестації; проводиться підготовка необхідних для атестації документів: атестаційний лист попередньої атестації, бланк атестаційного листа чергової атестації та щорічні оцінки виконання посадовою особою покладених на неї завдань та обов’язків за період, що минув з часу попередньої атестації. У графіках проведення атестації зазначається назва виконавчого органу міської ради, де працює посадова особа, її прізвище, ім’я, по батькові, посада, дата і час проведення атестації.

19.7. Атестаційна комісія працює гласно. Посадова особа має право попередньо ознайомитися з матеріалами її атестації та брати участь у засіданні комісії, на якому розглядається питання про її атестування.

19.8. Комісія повинна забезпечувати об’єктивний розгляд і професійну оцінку діяльності посадової особи, яка атестується, зокрема щодо виконання покладених на неї службових обов’язків, а також принциповий підхід у підготовці рекомендацій для подальшого використання її досвіду і знань у роботі органів місцевого самоврядування.

19.9. Атестація керівників виконавчих органів та посадових осіб, які увійшли до складу комісії, передує атестації інших працівників цих органів та їх підрозділів.

19.10. На кожну посадову особу, яка підлягає атестації, складається службова характеристика за зразком, що підписується керівником виконавчого органу, в якому вона працює, і подається до комісії не пізніше ніж за тиждень до проведення атестації. Службова характеристика повинна містити аналіз виконання посадовою особою службових обов’язків; відомості про обсяг, якість, своєчасність і самостійність виконання роботи, ділові якості (ініціативність, відповідальність), стосунки з колегами, інформацію про підготовку, перепідготовку, підвищення кваліфікації тощо. Посадова особа ознайомлюється зі службовою характеристикою до атестації під час співбесіди з керівником виконавчого органу, в якому вона працює. У разі незгоди з відомостями, викладеними у службовій характеристиці, посадова особа може подати до комісії відповідну заяву, обґрунтування, додаткові відомості щодо своєї службової діяльності.

19.11. На керівників виконавчих органів характеристики готують секретар міської ради, заступники міського голови або керуючий справами виконкому згідно з розподілом обов’язків. Посадова особа місцевого самоврядування ознайомлюється із службовою характеристикою особисто під час співбесіди з ним його безпосереднього керівника. В ході співбесіди повинні обговорюватися позитивні й негативні результати роботи працівника, його слабкі місця, визначатися шляхи подолання недоліків. При цьому працівнику має бути надана можливість задавати запитання, коментувати зауваження та висновки щодо його роботи.

19.12. На засідання комісії запрошуються посадова особа, яка атестується, та керівник виконавчого органу, в якому працює посадова особа. Якщо посадова особа не з’явилася на засідання комісії без поважних причин, комісія має право провести атестацію за її відсутності.

19.13. Атестація, а також співбесіда перед атестацією мають проходити в умовах доброзичливості, неупередженості, з виключенням проявів суб’єктивізму.

19.14. Засідання комісії вважається правомочним, якщо на ньому присутні не менш як 3/4 її складу. Рішення комісії приймається стосовно кожної посадової особи, яка атестується, простою більшістю голосів членів комісії. У разі однакової кількості голосів членів комісії приймається рішення на користь посадової особи. Голосування проводиться у відсутності особи, яка атестується.

19.15. Голова атестаційної комісії про результати кожного засідання повідомляє міського голову.

19.16. Результати атестації заносяться до протоколу засідання комісії та атестаційних листів, які підписуються головою та членами комісії, які брали участь у голосуванні. Результати та повідомляються посадовій особі, яка атестувалася, та керівникові виконавчого органу, в якому вона працює, одразу після атестації. Посадова особа ознайомлюється зі змістом атестаційного листа під розпис.

19.17. Результати атестації заносяться до особової справи посадової особи. Вони розглядаються під час вирішення питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, встановлення передбачених законодавством надбавок, та інших питань проходження служби.

19.18. Результати атестації мають рекомендаційний характер.

19.19. Після завершення атестації її результати узагальнюються та аналізуються спеціалістом з кадрової роботи. Остаточне рішення за наслідками атестації приймає міський голова і видає відповідне розпорядження, в якому визначаються заходи щодо поліпшення роботи з кадрами на відповідний період.

19.20. Рішення про переведення посадової особи за її згодою на іншу посаду або про звільнення з посади приймається міським головою у двомісячний термін з дня атестації. Прийняття такого рішення після закінчення зазначеного терміну не допускається. Час хвороби посадової особи, а також перебування її у відпустці до цього терміну не включається.

19.21. Посадова особа, визнана за результатами атестації такою, що не відповідає займаній посаді, звільняється з роботи відповідно до пункту 2 статті 40 Кодексу законів про працю України.

19.22. Спори, що виникають у зв’язку з проведенням атестації, вирішуються відповідно до законодавства про порядок вирішення індивідуальних трудових спорів.

19.23. Рішення комісії може бути оскаржене посадовою особою в установленому законодавством порядку протягом 10 днів з дня його прийняття без урахування терміну тимчасової непрацездатності.

19.24. Перевибори міського голови не можуть бути підставою для проведення позачергової атестації посадових осіб місцевого самоврядування.

 

  1. Продовження терміну перебування на службі у виконавчих органах міської ради

20.1. Граничний вік перебування на службі у виконавчих органах міської ради становить 65 років. Ці обмеження не поширюються на посадових осіб місцевого самоврядування, які обираються на відповідні посади.

20.2. Термін перебування на службі в органах місцевого самоврядування може бути продовжено, але не більш як на 5 років за рішенням сільського, селищного, міського голови, голови районної, районної у місті, обласної ради. Рішення про продовження строку перебування на службі в органах місцевого самоврядування приймається головою відповідної ради щороку, але не більш як до досягнення посадовою особою місцевого самоврядування 70-річного віку.

20.3. Після досягнення граничного віку перебування на службі у виконавчих органах міської ради посадові особи за рішенням міського голови можуть бути залишені на посадах радників чи консультантів (патронатна служба), якщо такі посади передбачені штатним розписом, на умовах строкового трудового договору.

 

  1. Порядок складання та затвердження посадових інструкцій посадових осіб та службовців та інших працівників виконавчих органів міської ради

21.1. На кожну посаду, відповідно до штатного розпису, в місячний термін після затвердження міською радою структури і чисельності виконавчих органів, розробляється посадова інструкція. Посадова інструкція є документом, який визначає підпорядкованість посадової особи місцевого самоврядування (службовця) органів місцевого самоврядування, його конкретні завдання та обов’язки, права, взаємодію, відповідальність. Посадові обов’язки секретаря ради, заступників міського голови та керуючого справами виконкому розробляються відповідно до розподілу обов’язків, який затверджується розпорядженням міського голови.

21.2. Посадові обов’язки можуть переглядатися в разі необхідності у зв’язку зі змінами структури, штатного розпису, функцій виконавчих органів міської ради або їх окремих структурних підрозділів.

21.3. Посадові інструкції керівників виконавчих органів міської ради складаються та підписуються першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому за розподілом обов’язків та затверджуються міським головою.

21.4. Посадові інструкції працівників виконавчих органів міської ради складаються, підписуються їх безпосередніми керівниками й затверджуються керівником виконавчого органу.

21.5. У заголовку посадової інструкції наводиться повна назва посади посадової особи виконавчих органів місцевого самоврядування. Посадові інструкції складаються з семи розділів: – загальні положення; – завдання та обов’язки; – права; – відповідальність; – повинен знати; -кваліфікаційні вимоги; – взаємовідносини за посадою. Прізвище, ім’я та по батькові вказується на останній сторінці посадової інструкції.

21.6. Розділ посадової інструкції «Загальні положення» включає найменування посади із зазначенням структурного підрозділу та основну мету діяльності працівника; підпорядкованість працівника (вказується посада посадової особи, якій безпосередньо підпорядковується працівник); порядок призначення на посаду та припинення виконання посадових обов’язків; перелік нормативних, методичних та інших документів, якими керується працівник, що займає дану посаду; інформацію про те, кого відповідальний працівник заміщує на час відсутності з поважних причин (відпустка, хвороба тощо), а також хто заміщує його.

21.7. Розділ посадової інструкції «Завдання та обов’язки» визначає основну мету діяльності службовця та характеризує зміст діяльності службовця виконавчих органів місцевого самоврядування У ньому зазначаються: – відносно самостійна ділянка роботи відповідно до положення про підрозділ, вона може визначатися або тематично, або шляхом виділення групи питань з певних напрямків, або закріплення за працівником переліку об’єктів або, як перелік відносно самостійних питань; – перелік видів робіт, з яких складаються функції службовця виконавчих органів місцевого самоврядування, визначені за організаційно-юридичними ознаками (керує, затверджує, здійснює, організовує, розглядає, виконує, забезпечує, контролює, бере участь тощо).

21.8. У розділі «Права» визначаються засоби, за допомогою яких службовець виконавчих органів місцевого самоврядування має забезпечувати у процесі своєї діяльності виконання покладених на нього завдань та обов’язків.

21.9. У розділі «Відповідальність» визначаються показники оцінки роботи службовця та межі його персональної відповідальності. Показниками оцінки роботи є якість та своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків, етика поведінки та дотримання обмежень, пов’язаних з прийняттям на службу у виконавчі органи місцевого самоврядування та її проходженням.

21.10. У розділі «Повинен знати» зазначаються  вимоги до спеціальних знань і навичок (зазначається перелік основних законодавчих актів, інших документів, які працівник повинен вміти застосувати під час виконання посадових обов’язків, що працівник повинен вміти працювати на комп’ютері та знати програмні засоби, знати законодавство з питань охорони праці, правила техніки безпеки та пожежної безпеки, гігієни праці).

21.11. У розділі «Кваліфікаційні вимоги» визначено  кваліфікаційні вимоги (рівень освітньої підготовки, рівень кваліфікації, фах, необхідний стаж роботи за фахом, відповідний стаж служби в органах місцевого самоврядування та державної служби, інші вимоги)

21.10. У розділі «Взаємовідносини за посадою» зазначається від кого, в які терміни і яку інформацію одержує працівник; кому, яку і в які терміни представляє; з ким погоджує проекти документів, що готуються; з ким спільно готує документи, а також розглядаються інші питання інформаційних взаємозв’язків працівника з підрозділами, особами, організаціями, установами.

21.11. Кожен службовець ознайомлюється з посадовою інструкцією під особистий розпис та отримує її копію для користування в роботі. З посадовою інструкцією під підпис ознайомлюється також особа, яка буде виконувати обов’язки на час відсутності посадової особи.

21.12. Оригінали затверджених посадових інструкцій зберігаються у загальному відділі (для керівників виконавчих органів та працівників апарату міської ради), у самостійних відділах в кадровій службі або у відповідальної особи, а копії – в структурних підрозділах міської ради.

 

  1. Надання адміністративних послуг міською радою та її виконавчими органами

22.1. Адміністративні послуги, перелік яких визначено рішенням міської ради надаються міською радою та її виконавчими органами через Центр надання адміністративних послуг (далі Центр).

22.2. Прийняття від суб’єкта звернення заяви та інших документів, необхідних для надання таких адміністративних послуг (далі – вхідний пакет документів), та повернення документів з результатом надання адміністративної послуги (далі – вихідний пакет документів) здійснюється виключно в Центрі.

22.3. Суб’єкт звернення має право подати вхідний пакет документів у Центрі особисто, а в передбачених законом випадках: через уповноваженого представника; надіслати його поштою (рекомендованим листом з описом вкладення). Суб’єкт звернення для отримання адміністративної послуги в Центрі надання адміністративних послуг звертається до адміністратора Центру.

22.4. Адміністративні послуги, перелік яких не визначено рішенням міської ради надаються міською радою та її виконавчими органами безпосередньо

 

  1. Відзнаки міської ради та її виконавчого комітету.

23.1. Відзнаки міської ради та її виконавчого комітету (далі-Відзнаки) засновані для заохочення і стимулювання громадян та колективів за вагомий внесок у соціально-економічний розвиток Сіверської  міської громади, видатні досягнення у сфері розвитку виробництва, освіти, охорони здоров’я, науки, культури, мистецтва, спорту, забезпечення законності та правопорядку, інших сферах суспільного життя, активну політичну, суспільну та благодійну діяльність, а також з нагоди державних, професійних, міських свят, ювілейних дат.

23.2. Нагородження відзнаками міської ради та її виконавчого комітету здійснюється відповідно до Положення про відзнаки, затвердженого рішенням міської ради, за рішенням виконавчого комітету міської ради або за розпорядженням міського голови.

23.3. Підготовка проєкту рішення виконавчого комітету міської ради або розпорядження міського голови про нагородження відзнаками здійснюється загальним відділом виконкому  міської ради з дотриманням законодавства України про захист персональних даних.

 

  1. Порядок розгляду звернень громадян

24.1. Організація роботи зі зверненнями громадян у виконавчому комітеті  міської ради покладається на загальний відділ, у виконавчих органах  – на відповідальних працівників цих органів.

24.2. Діловодство за зверненнями громадян ведеться окремо від загального діловодства згідно з  Інструкцією з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади i місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від  14.04.97 № 348 (зі змінами).

24.3. Робота з письмовими зверненнями громадян в міській  раді та її виконавчих органах здійснюється згідно з окремим порядком, затвердженим розпорядженням міського голови.

24.4. Усі звернення (письмові, електронні, усні), адресовані міському голові, його першому заступнику, заступникам, керуючому справами виконкому міської ради та секретарю міської ради, приймаються та реєструються в день надходження у загальному відділі та передаються на розгляд керівних працівників міської ради згідно з розподілом їх обов’язків.

24.5. Прийом, облік, реєстрація та розгляд електронних петицій, адресованих міській раді, здійснюються відповідно до Порядку, який затверджується рішенням  міської ради.

24.6 Звернення, в яких порушені питання не входять до повноважень міської ради та її виконавчих органів, пересилаються загальним відділом за належністю до уповноваженого органу в термін не більше 5 днів з дня надходження, про що повідомляється громадянину, який подав звернення.

24.7. Звернення громадян, в яких порушені питання, що входять до повноважень міської ради та її виконавчих органів, протягом однієї доби з дня надходження розглядається керівником, за результатом чого надає відповідне доручення.

24.8. Звернення громадян розглядаються у терміни згідно зі статті  20 Закону України «Про звернення громадян» (далі – Закон). Звернення громадян, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, та доручення із зазначенням «терміново», виконуються у п’ятиденний термін з дня отримання їх виконавцем, якщо інший термін не зазначено в резолюції (дорученні).

24.9. Відповідальність за своєчасний та якісний розгляд звернень, надання письмової відповіді заявнику несуть посадові особи, яким доручено розгляд звернення. Керівники, які порушили вимоги чинного законодавства під час розгляду звернень громадян і винні у тяганині, несуть відповідальність згідно з чинним законодавством.

24.10. Письмові відповіді заявникам про результати розгляду звернень підписуються керівниками виконавчих органів міської ради, яким надавались доручення, та до компетенції яких належить вирішення порушених питань.

24.11. Проєкти відповідей за підписом міського голови, його  першого заступника, заступників, керуючого справами виконкому міської ради  та секретаря міської ради візуються безпосереднім виконавцем, керівником виконавчого органу міської ради, якому доручено розгляд звернення.

24.12. У разі, коли доручення надано декільком виконавцям, відповідь заявникам готує виконавець, вказаний першим. Всі інші виконавці надають інформацію першому виконавцю за 3 робочі дні до терміну надання відповіді.

24.13.Оригінал звернення з усіма додатками та матеріалами розгляду (інформації виконавців, акти, листування тощо), примірником відповіді за підписом керівника виконавчого органу міської ради або проєктом відповіді за підписом керівника міської ради  передається у загальний відділ міської ради.

 

24.14. На підставі матеріалів розгляду звернення міський голова, перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами виконкому міської ради та секретар міської ради, який прийняв рішення про контроль, приймає рішення про зняття з контролю звернень чи продовження контролю.

24.15. Зняті з контролю звернення централізовано формуються загальним відділом та зберігаються упродовж 5 років, після чого знищуються згідно з чинним законодавством.

24.16. Контроль за дотриманням термінів розгляду звернень здійснює загальний відділ.

24.17. Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, з якого неможливо встановити авторство, визнається анонімним і розгляду не підлягає.

Не розглядаються повторні звернення від одного і того ж громадянина з одного і того ж питання, якщо перше вирішено по суті.

Рішення про припинення розгляду такого звернення на підставі статті 8 Закону приймає міський голова за пропозицією першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому міської ради на підставі матеріалів розгляду попередніх звернень, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

Загальний відділ міської ради щоквартально узагальнює статистичні дані з розгляду звернень громадян.

 

  1. Порядок розгляду запитів на публічну інформацію

25.1. Робота із запитами на інформацію у виконавчому комітеті міської ради здійснюється згідно з Законом України «Про доступ до публічної інформації» в порядку, затвердженому розпорядженням міського голови.

25.2. Прийом, реєстрація та облік запитів, поданих до виконкому міської ради в усній, письмовій чи іншій формі (поштою, факсом, телефоном, електронною поштою)  покладається на відділ внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому  міської ради, у виконавчих органах міської ради – на відповідальних осіб.

25.3. У разі не володіння запитуваною інформацією, запит направляється  належному розпоряднику з одночасним повідомленням про це запитувача.

25.4. В день реєстрації запит з резолюцією керівника міської ради передається виконавцю для опрацювання та надання відповіді на запит.

25.5. Контроль за строками розгляду запитів здійснює відділ внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому  міської ради.

25.6. Відповідь на запит готується протягом п’яти робочих днів з дня його отримання. У разі, якщо запит стосується надання великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, строк розгляду запиту може бути продовжено до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження та повідомленням запитувача про таке рішення не пізніше п’яти робочих днів з дня отримання запиту у спосіб, зазначений у запиті.

25.7. Документи за запитом на інформацію надаються безкоштовно:

  • особі у разі надання інформації про себе;
  • якщо задоволення запиту передбачає виготовлення копій документів обсягом, що не перевищує 10 сторінок;
  • щодо інформації, що становить суспільний інтерес.

25.8. Відшкодування запитувачами інформації фактичних витрат на копіювання або друк документів здійснюється у разі потреби у виготовленні більш як 10 сторінок запитуваних документів, починаючи з першої сторінки. Для оплати копій документів запитувачу інформації надається рахунок з вказаними реквізитами одержувача коштів, кількості, ціни і загальної вартості оплачуваних копій. Рахунок оформляє відділ внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому  міської ради.

25.9. Якщо від громадянина надійшов лист, який одночасно містить звернення та запит на інформацію, цей лист розглядається у відповідних частинах у строк та порядок, передбачені відповідними законами. При цьому розпорядник у п’ятиденний строк готує відповідь по суті запиту, а також повідомляє запитувача, що решта питань розглядатиметься як звернення згідно із Законом України «Про звернення громадян».

25.10. Відповідальність за розгляд, підготовку та надання відповідей на запити відповідно до статті  24 Закону України «Про доступ до публічної інформації» несуть визначені керівником виконавці.

 

  1. Порядок організації та проведення особистого прийому громадян

26.1. Основні вимоги до організації, проведення особистого і виїзного прийомів громадян керівництвом Сіверської міської ради та її виконавчих органів визначаються окремим порядком, який затверджується розпорядженням міського голови.

26.2. Особистий та виїзний прийоми громадян проводяться міським головою, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, секретарем міської ради, керівниками структурних підрозділів міської ради згідно з затвердженими графіками, які доводяться до відома громадян через засоби масової інформації та офіційний веб-сайт міської ради.

26.3. У разі відсутності на прийомі посадової особи через поважні причини (хвороба, відрядження та інше) прийом проводиться посадовою особою, яка її заміщує.

26.4. Особистий прийом осіб, які потребують безоплатної первинної правової допомоги з питань, що належать до компетенції виконавчих органів міської ради, здійснюється за окремим порядком, який затверджується розпорядженням міського голови.

26.5. Особистий прийом громадян міським головою проводиться у кабінеті міського голови.

26.6. Вхід громадян до приймальні вільний і не потребує пред’явлення документів, що посвідчують особу.

26.7.Особистий прийом міського голови проводиться за попереднім
записом з 1000 до 1400 в день прийому міського голови.

26.8. Керівники виконавчих органів міської ради, старости, керівники житлово-комунальних підприємств, установ, закладів міської ради відповідно до порушених заявниками питань попередньо розглядають звернення громадян, які  записалися на особистий прийом до міського голови, та мають бути присутні під час особистого прийому міським головою.

26.9. Особистий прийом громадян секретарем міської ради, першим заступником, заступниками міського голови, керуючим справами виконкому міської ради, керівниками структурних підрозділів міської ради здійснюється без попереднього запису. Для забезпечення кваліфікованого розгляду порушених заявниками питань можуть залучатися посадові особи виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, закладів міської ради.

26.10. Під час особистого прийому громадян разом з ними можуть бути присутні їх представники, повноваження яких оформлені в установленому порядку, та особи, які перебувають у родинних стосунках з цими грома­дянами.

26.11. Під час запису на прийом працівники загального відділу міської ради:

  • попередньо вислуховують заявників, з’ясовують прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, зміст порушеного питання, до яких посадових осіб чи органів влади звертався раніше і яке було прийнято рішення, ознайомлюються з документами заявників, оформляють реєстраційно-контрольні картки;
  • у разі повторних звернень додають матеріали розгляду попередніх звернень.

26.12. Організацію виїзного прийому громадян здійснює загальний відділ міської ради, який:

  • попереджує заступників міського голови про дату та час виїзного прийому;
  • повідомляє керівників підприємств, установ, організацій, де заплановано проведення виїзного прийому, які виділяють приміщення та створюють відповідні умови для прове­дення прийому.

26.13. Старости, керівники виконавчих органів міської ради, підприємств, установ, закладів міської ради перед виїзним прийомом міського голови передають до загального відділу актуальну проблематику питань мікрорайону міста, села  де планується проведення прийому, та пропозиції щодо їх вирішення. Загальний відділ міської ради узагальнює інформацію для міського голови, формує список запрошених для участі у прийомі та забезпечує їх явку.

26.14. На виїзних прийомах громадян міського голови, першого заступника міського голови, заступників міського голови запис на прийом здійснюється в день прийому спеціалістами загального відділу міської ради.

26.15.Якщо вирішити порушене в зверненні питання безпосередньо на особистому та виїзному прийомах неможливо, воно розглядається в тому ж порядку, що й письмове звернення.

26.16. Про результати розгляду громадянину повідомляється письмово або усно (за бажанням громадянина).

 

  1. Проведення нарад, семінарів та інших заходів

27.1. Наради міського голови проводяться: – апаратні наради з керівниками відділів виконкому, самостійних структурних підрозділів міської ради, комунальних підприємств і служб – щопонеділка о 08.90 год.; – апаратні наради з керівництвом комунальних служб та підприємств – щовівторка о 09.00 год. На апаратні наради виносяться поточні питання роботи виконавчих органів міської ради. З обговорених питань оформляється протокол та даються доручення міського голови. Контроль за ведення протоколу та виконанням доручень здійснює загальний відділ виконкому міської ради.

27.2. На виробничі наради запрошуються відповідальні працівники виконкому, керівники виконавчих органів міської ради, міських організацій та установ. Список запрошених осіб визначає міський голова. При розгляді окремих питань, за погодженням з міським головою, на нараду можуть бути запрошені інші посадові особи. На виробничі наради виносяться поточні питання роботи виконавчих органів міської ради. З обговорених питань оформляється протокол та даються доручення міського голови. Контроль за виконанням доручень здійснює відповідальний працівник.

27.3. Наради, семінари та інші заходи у виконавчому комітеті проводяться відповідно до планів роботи виконавчих органів міської ради або за вказівкою міського голови, секретаря ради, першого заступника, заступників міського голови, керуючого справами виконкому.

27.4. Розроблення планів проведення нарад, семінарів та інших заходів, визначення й узгодження часу та місця їх проведення, оповіщення учасників проводить виконавчий орган, що відповідає за підготовку заходу.

27.5. Виконавчий орган, що відповідає за підготовку заходу, готує план його проведення, узгоджує із зацікавленими виконавчими органами, підприємствами, організаціями та установами та передає на затвердження міському голові, першому заступнику, заступнику міського голови чи керуючому справами виконкому (відповідно до розподілу обов’язків)

27.6. Про необхідність надання приміщення для проведення нарад, семінарів та інших заходів повідомляється загальний відділ виконкому міської ради не пізніше, як за три дні до проведення наради

 

 

 

 

  1. Взаємодія виконавчих органів міської ради з органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями

28.1. Взаємодія виконавчих органів міської ради з центральними та місцевими органами державної виконавчої влади, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності здійснюється згідно з Законом України «Про місцеве самоврядування в Україні» та іншими нормативно-правовими актами України. Інтереси виконавчих органів міської ради у взаємовідносинах з органами державної влади відповідного рівня, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями представляють міський голова, секретар ради, перший заступник, заступники міського голови, керуючий справами виконкому, керівники виконавчих органів міської ради шляхом визначення завдань, погодження планів, програм і дій, обміну оперативною, управлінською інформацією, проведення спільних нарад тощо.

28.2. Порядок забезпечення виконавчими органами міської ради взаємодії з органами державної влади відповідного рівня, органами самоорганізації населення, підприємствами, установами та організаціями визначається цим регламентом.

28.3. Контроль за виконанням виконавчими органами міської ради делегованих повноважень органів державної виконавчої влади здійснюється в порядку, встановленому законодавством України.

28.4. Для підготовки інформації про здійснення виконавчими органами міської ради делегованих повноважень відділи, управління виконкому та міської ради два рази на рік до 25 червня та 25 грудня надають керуючому справами інформацію про здійснення делегованих повноважень за встановленою формою. Керуючий справами в установлені терміни готує та надсилає до обласної державної адміністрації узагальнену письмову інформацію про виконання делегованих повноважень виконавчими органами міської ради по кожній статті Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні» за встановленою формою.

28.5. Відносини органів місцевого самоврядування з підприємствами, установами та організаціями, що перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, будуються на засадах їх підпорядкованості, підзвітності та підконтрольності органам місцевого самоврядування.

28.6. Відносини органів місцевого самоврядування з підприємствами, установами та організаціями, що не перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, будуються на договірній і податковій основі та на засадах підконтрольності у межах повноважень, наданих органам місцевого самоврядування законом. З питань, віднесених до відання органів місцевого самоврядування, на їх вимогу підприємства, установи та організації, що не перебувають у комунальній власності відповідних територіальних громад, надають відповідну інформацію. Органи місцевого самоврядування можуть виступати з ініціативою щодо перевірок, а також організовувати проведення перевірок на підприємствах, в установах та організаціях, що не перебувають у комунальній власності, з питань здійснення делегованих їм повноважень органів виконавчої влади.

28.7. Орган місцевого самоврядування може бути позивачем та відповідачем у судах загальної юрисдикції, зокрема, звертатися до суду, якщо це необхідно для реалізації його повноважень і забезпечення виконання функцій місцевого самоврядування. Взаємодія виконавчих органів міської ради з органами виконавчої влади, підприємствами, установами, організаціями.

 

  1. Інформаційне – технічне забезпечення.

29.1. Інформаційно-технічне забезпечення виконавчих органів міської ради здійснюється через впровадження новітніх інформаційних технологій та використання комп’ютерного обладнання на робочих місцях посадових осіб.

29.2. Планування придбання комп’ютерного обладнання здійснюється на підставі заявок, поданих керівниками виконавчих органів міської ради відповідно до коштів, передбачених у бюджеті міста на наступний рік. Заявки мають бути затвердженими керуючим справами виконкому. Планування придбання комп’ютерного обладнання для виконавчих органів міської ради, що перебувають на самостійному фінансуванні, здійснюється керівниками цих органів. У виконавчих органах міської ради, які не перебувають на самостійному фінансуванні вдосконалення інформаційно-технічного обслуговування, впровадження новітніх інформаційних технологій, технічна підтримка з питань користування комп’ютерною технікою, технічна оцінка комп’ютерної техніки, технічна підтримка з питань користування електронною поштою та встановлених програм покладається на посадових осіб відділу внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому міської ради. Відділ внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому міської ради відповідає за технічну підтримку та функціонування офіційного веб-сайту міської ради.

29.3 Посадові особи виконавчих органів міської ради, за якими закріплено комп’ютери, зобов’язані надавати доступ до них працівникам відділу внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому міської ради для встановлення (переустановлення) комп’ютерних програм або проведення їх технічного обслуговування.

29.4. Інвентаризація комп’ютерних програм може проводитися комісією, яка створюється розпорядженням міського голови.

29.5. Для забезпечення оперативного обміну інформацією між виконавчими органами міської ради та забезпечення доступу до комп’ютерних баз даних, може створюватися комп’ютерна мережа виконкому – об’єднання локальних мереж виконавчих органів міської ради в єдину загальноміську мережу.

29.6. З метою покращення діяльності виконавчих органів міської ради та оперативного надання ними адміністративних послуг формуються бази даних (накопичення відомостей про виконання відповідних функціональних обов’язків). Посадові особи виконавчих органів міської ради несуть персональну відповідальність за збереження та експлуатацію комп’ютерної техніки та відповідальність за: – збереження та наповнення відповідних баз даних; – достовірність інформації, занесеної до комп’ютерної бази даних; – систематичність і безперервність внесення змін та доповнень до комп’ютерних баз даних.

29.7. Посадові особи виконавчих органів міської ради, що використовують у своїй діяльності комп’ютерні програми, зобов’язані дотримуватися законодавства з питань правової охорони комп’ютерних програм та виконувати умови їх використання. При цьому зазначені працівники не мають права: – встановлювати комп’ютерні програми та використовувати їх без дозволу працівника відділу з організаційної, юридичної роботи, внутрішньо політичних питань та контролю виконкому міської ради; – відтворювати і розповсюджувати комп’ютерні програми, що використовуються для виконання службових обов’язків, та надавати доступ до них третім особам без дозволу особи, що має виключне право видавати дозвіл на використання комп’ютерних програм;

29.8. Відповідно до Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», постанов Кабінету Міністрів України від 04.01.2002 №3 «Про Порядок оприлюднення у мережі Інтернет інформації про діяльність органів виконавчої влади» зі змінами та від 29.08.2002 №1302 «Про заходи щодо подальшого забезпечення відкритості у діяльності органів виконавчої влади», діє офіційний веб-сайт Сіверської  міської ради. Виконавчі органи міської ради забезпечують висвітлення своєї діяльності на офіційному веб-сайті міської ради.

29.9. Обмін інформацією здійснюється через електронну пошту або (комп’ютерну) мережу виконкому. Порядок використання електронної пошти та обміну інформаційними потоками затверджується керуючим справами виконкому.

29.10. Для оперативного висвітлення роботи виконавчих органів міської ради та подачі інформаційних матеріалів для розміщення на офіційному веб-сайті міської ради начальники управлінь, відділів та служб подають до внутрішньої, інформаційної та правової політики виконкому міської ради інформацію, новини, оголошення, плани та анонси про проведення заходів (зборів, нарад, конференцій, семінарів, зустрічей і т.ін.) у паперовому та електронному вигляді в такі строки: – заплановані на наступний тиждень – щочетверга до 17.00 години; – позапланових – за 1-2 дні до проведення заходу. – інформація про проведені заходи – протягом наступного робочого дня.

 

 

Керуючий справами виконкому

Сіверської міської ради                                                               Г.Л.Левицька